De economische gevolgen van het coronavirus zijn groot. Dat geldt voor veel jouw klanten, maar ook voor jou. Je wil je kantoor draaiende houden en niet betalende klanten heb je dan liever niet. Maar kun je zomaar een klantrelatie opzeggen?
Een voorbeeldsituatie
| Stel: je hebt een samenstel- of controleopdracht voor de jaarrekening. De klant is nog niet zo lang een relatie van je kantoor. De aanloopkosten zijn dan ook nog niet terugverdiend en de overeengekomen werkzaamheden voor de jaarrekening zijn inmiddels in volle gang. Je komt tot de conclusie dat de opdracht meer tijd in beslag neemt dan je vooraf hebt voorzien. En nu wordt deze klant hard geraakt door de gevolgen van de coronacrisis. Het ziet er niet naar uit dat hij je nota’s nog kan betalen. Sterker nog, het is de vraag of hij deze crisis overleeft. Kun je de klantrelatie zomaar opzeggen? Het antwoord is nee. |
Wat zegt de regelgeving?
Ook bij het opzeggen van een opdracht of klantrelatie moet je zorgvuldig handelen. We zijn immers gehouden aan de fundamentele beginselen van de VGBA, waaronder vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Als accountant voer je je professionele dienst dan ook altijd nauwgezet, grondig en tijdig uit. Dit betekent:
- Dat je de opdracht schriftelijk en met opgaaf van redenen opzegt.
- Dat je de afgesproken diensten zodanig afrondt dat je de belangen van de klant niet schaadt. Je hebt immers een zorgplicht.
- Dat je je klant vooraf waarschuwt voor eventuele opzegging, bijvoorbeeld door het stellen van een redelijke en duidelijke termijn, als gevraagde informatie uitblijft.
- Dat je de opdracht tijdig teruggeeft wanneer je de informatie na deze termijn niet krijgt.
- Dat je reageert als je klant bezwaar maakt tegen de opzegging.
Praktijk
Maar de openstaande nota’s dan? Daarover kun je uiteraard in overleg treden met je klant. Maar dat betekent niet dat je je werkzaamheden zomaar kunt stilleggen. Je moet de belangen van de klant altijd voor ogen houden.
En ook als je klant je na het opzeggen van de relatie nog vragen stelt over jouw werkzaamheden, moet je op zijn minst correct en tijdig reageren. Dat geldt des te meer naarmate het belang van die informatie voor de ex-klant groter is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan belastingzaken of informatie die relevant is voor het continueren van een banklening. Dat betekent niet dat je hiervoor geen vergoeding mag vragen. Wél dat je hierover in gesprek moet met je ex-klant.
En vergeet niet: ook de vertrouwelijkheid blijft van kracht. Verstrek dan ook nooit informatie over je ex-klant aan een derde zonder zijn uitdrukkelijke toestemming vooraf.