Na het feestgedruis in december staat het drukste seizoen van accountants weer voor de deur. Een tijd waar je niet zit te wachten op een klant die zijn afspraken over de oplevering van documenten niet nakomt. Dit gaat namelijk ten koste van de schaarse tijd en middelen die je tot je beschikking hebt. Maar hoe voorkom je een valse start van de opdracht?
De juiste dingen
Maak duidelijke afspraken met de klant welke documenten je nodig hebt en aan welke kwaliteitscriteria deze documenten moeten voldoen. Een activastaat moet bijvoorbeeld aansluiten op de saldibalans en rekenkundig juist zijn. Als een document niet voldoet, dan kun je de klant hierop aanspreken.
De juiste plaats
Zorg ervoor dat de benodigde documenten op een centrale, beveiligde omgeving beschikbaar komen die voor het gehele team toegankelijk is. Niets is zo vervelend als bestanden die rondzwerven in mailboxen van teamleden en niet aankomen bij de juiste persoon.
Het juiste moment
Spreek met je klant af om de PBC-documenten een week vóór aanvang van de opdracht op te leveren. Dit geeft jou de gelegenheid om tijdig de oplevering te beoordelen en te bepalen of je kunt starten met de opdracht. Dan hoef je niet onnodig te wachten op de klant.
De juiste hoeveelheid
Vraag alleen de documenten op die je daadwerkelijk nodig hebt. Op deze manier voorkom je dat je te veel werkzaamheden uitvoert en zadel je de klant niet op met overbodig opzoekwerk. Door je te richten op de juiste dingen, op de juiste plaats, op het juiste moment en in de juiste hoeveelheid kom je tot een vliegende start van je opdracht.