Veel schrijvende professionals blijken goed in staat te zijn om een heldere tekst op te leveren, maar de teksten die ze uiteindelijk opleveren zijn vaak niet helder. Waar gaat het mis? Deze schrijver hebben allereerst te maken met reviewers die hun teksten beoordelen en daar vervolgens het nodige in veranderen. Daarmee schrijven ze eigenlijk mee aan de tekst. En dat meeschrijven maakt die teksten vaak niet beter, eerder slechter en in ieder geval anders. Ten tweede moeten schrijvende professionals vaak voorgeschreven templates gebruiken waarin vaak onduidelijke standaardpassages staan. Hoe weten we dit en wat kunnen we eraan doen?
De schrijfkwaliteiten van professionals meten
Een oordeel over de schrijfkwaliteiten van de schrijvende professionals halen we uit de blended schrijftrainingen van Kriton. In deze trajecten doen ze eerst een uitgebreide e-learning en daarna nemen ze deel aan een bijeenkomst waarvoor ze een praktijktekst meenemen. In die e-learning zit een begin- en eindtoets waarmee we de schrijfvaardigheid van een deelnemer meten. Zo weten wat het startniveau is en wat de e-learning aan verbetering heeft opgeleverd. Voor de eindtoets van de e-learning geldt gemiddeld een minimale score van 70%. Vrijwel alle deelnemers die serieus met de e-learning aan de slag gaan, weten deze minimale score te halen. Maar het komt regelmatig voor dat deelnemers al hoog scoren op de begintoets, tegen de 70% aan. Dat betekent dat ze al aardig bedreven zijn in heldere teksten schrijven. Maar als we dan hun praktijktekst zien, dan voldoet deze maar mondjesmaat aan alle tekstvereisten die in de e-learning aan bod komen. We zien dit ook bij deelnemers die lager scoren op de intake maar hoog scoren op de eindtoets en op een later moment, na het traject, een nieuwe tekst laten zien. Dat is vreemd: ze kunnen al iets of ze hebben iets geleerd, maar we zien het niet terug in het eindresultaat.
Als we ze dan vragen wat er is gebeurd, dan krijgen we vaak het antwoord dat hun concepttekst op veel onderdelen wel voldoet aan de tekstvereisten, maar tijdens de review past de reviewer de tekst zo aan dat deze minder scoort op deze eisen. Het gebeurt ook de tekst niet beter wordt, ook niet slechter, maar anders. Daarnaast zitten slechte tekstonderdelen vaak in vaste onderdelen van een template die ze hebben gebruikt. Die hebben ze dan laten staan, omdat het naar hun idee verplichte tekst is.
Een goede review leidt tot een betere tekst en een betere schrijver
Reviews van teksten hebben altijd twee doelen: op korte termijn een betere tekst en op lange termijn een betere schrijver. In de praktijk worden deze doelen vaak niet gehaald. De tekst wordt niet altijd beter, omdat de reviewer niet weet wat de vereisten zijn voor een goede tekst en foute wijzigingen doorvoert. Ook wordt de tekst in de praktijk vaak anders omdat de reviewer eigen voorkeuren voor bijvoorbeeld formuleringen heeft en die terug wil zien in de tekst van de ander. In beide gevallen is niet uit te leggen waarom de aanpassing leidt tot een betere tekst en valt er voor de schrijver weinig te leren. De volgende keer hanteert de schrijver misschien de voorkeuren van de reviewer, maar snapt dan nog steeds niet het waarom ervan. Deze manier van werken is niet efficiënt, werkt demotiverend en frustreert schrijver en reviewer.
Een goede template helpt de schrijver
Veel schrijvende professionals hebben te maken met terugkerende teksttypen. Om ze daarbij te helpen, bedenkt de organisatie templates waarin niet alleen een vaste structuur is opgenomen, maar waarin ook vaste tekstpassages zijn uitgewerkt. Klinkt goed, mits die structuur ook een logische structuur is en die tekstpassages logisch en helder zijn. Dat zijn ze vaak niet. Maar de schrijver moet ze wel gebruiken en daarmee is de eerste stap naar een slechte tekst gezet, zonder dat de schrijver zelf iets heeft gemaakt. De template is hier dus geen hulpmiddel voor de schrijver om tot een goede tekst te komen.
Wat te doen?
De oplossingen zijn niet zo moeilijk te bedenken en de moeite waard als je denkt aan kwaliteit, efficiëntie en motivatie. De eerste oplossing is reviewers informeren over de belangrijkste teksteisen en over de juiste begeleiding van schrijvers. De juiste begeleiding is vooraf goede afspraken maken over de gewenste resultaten en de momenten waarop wordt gereviewd. De tweede oplossing is de templates langs de meetlat van de teksteisen leggen, ze vervolgens aanpassen en ze om de paar jaar actualiseren. De goed getrainde schrijvende professionals en de reviewers zijn prima in staat om die acties uit te voeren.
Peter van Loevezijn is partner bij Kriton Learning en onder meer verantwoordelijk voor de blended leertrajecten schriftelijke communicatie, gericht op met name de schrijvende professionals in accountancy, internal audit en consultancy.