Waarom zijn er zakelijke teksten die niet het antwoord geven op de vraag die de lezer eigenlijk heeft? Waarom zijn er zakelijke teksten die vreemde interpretaties van feiten bevatten? Waarom zijn er zakelijke teksten die alleen maar irritatie en frustratie bij lezers oproepen? Vaak is het antwoord: de schrijver kan niet zo goed schrijven. Een beter antwoord was geweest: de schrijver heeft niet nagedacht. Nadenken en dan ook nog eens kritisch nadenken is de basisvoorwaarde voor een tekst die communiceert.

De drie werelden voor schrijven
Veel zakelijke schrijvers hebben te maken met een opdrachtgever en lezer, met feiten die ze moeten verzamelen en analyseren en met een tekst of een slidedoc (combinatie van Word en Powerpoint) die als communicatievorm dient. Drie belangrijke onderdelen van een proces die alle drie om veel aandacht vragen. Ze zijn goed uit te leggen aan de hand van het model van de drie werelden voor teksten schrijven komen. Dat model ziet er als volgt uit.

We hebben een wereld 1 van de klant/opdrachtgever, een wereld 2 van het onderzoek en een wereld 3 van de tekst. Uitgangspunt is dat je als schrijver deze drie werelden doorloopt en zo tot een goed eindproduct komt. In elke wereld spelen vragen. Door die vragen te beantwoorden doe je juiste dingen in elke wereld en werk je toe naar een tekst die communiceert. In elke wereld moet je als schrijver heel goed nadenken om die vragen te beantwoorden en de antwoorden op een goede manier te gebruiken voor de uiteindelijke tekst.

Wereld 1: de klant/opdrachtgever
In wereld 1 formuleer je de vraag die jij in je tekst moet beantwoorden. Daar moet je over nadenken. Ga ervan uit dat de opdrachtgever nooit zomaar een hele duidelijke vraag heeft. Vaak moet je doorvragen om die vraag helder te krijgen: de vraag achter de vraag. Verder bepaal je in wereld 1 wie de lezer is. Is dat de opdrachtgever zelf, zijn er meerdere lezers? Wat verwacht de lezer van het eindproduct? Ook hier denk je na over de antwoorden op deze vragen en de betekenis van die antwoorden. Stel je hebt meerdere lezers, hoe ga je daarmee om in een tekst? Zijn er omstandigheden waar je rekening mee moet houden?

Wereld 2: het onderzoek/de analyse
In wereld 2 ga je aan de slag om die vraag uit wereld 1 te beantwoorden. Dit betekent concreet dat je bedenkt welke deelvragen je moet beantwoorden om dat antwoord te vinden. Op basis van deze deelvragen verzamel je informatie en reken erop dat je meer informatie verzamelt dan je straks nodig hebt in je tekst. Die informatie moet je interpreteren: wat zegt deze informatie je? Tot welke inzichten kom je? Wat is wel relevant om me te nemen in de tekst en wat niet. Net als in wereld 1 heb je weer stof tot nadenken. Hier gaat het vaak mis. Feiten en antwoorden worden voor kennisgeving aangenomen en al snel voorzien van labels, bijvoorbeeld het label probleem, terwijl ze geen probleem zijn. Zo komt een feit als probleem in een uiteindelijke tekst terecht waarin een klant bijvoorbeeld moet worden overtuigd dat het toch echt anders moet. En dan zien we dat het niet werkt, dat de tekst niet goed communiceert.

Het resultaat van wereld 2 is dat je weet wat je wilt vertellen. En je gaat pas naar wereld 3 als je weet wat je wilt vertellen. Dan is schrijven makkelijk. Schrijven is moeilijk als je eigenlijk nog niet precies weet wat je wilt vertellen.

Wereld 3: de tekst
In wereld 3 ga je de vraag uit wereld 1 beantwoorden in een tekst. In die tekst presenteer je het antwoord op de vraag in wereld 1 en geef je informatie op een voor de lezer logische manier in voor de lezer heldere taal. Hier ga je pas echt schrijven aan je stuk. Heb je een betoog? Concentreer je dan vooral op de presentatie van dat betoog. Wat is mijn conclusie, advies en wat zijn mijn argumenten? Is je tekst beschrijvend, dan focus je je op de volledigheid en structuur van de informatie die je verstrekt. Je moet eerst de antwoorden hebben op deze vragen om succesvol aan een tekst te beginnen. Denk na, bouw een opzet en schrijf daarna.

Waarom gaat het mis?
Als we niet weten waarover we moeten nadenken, dan is het lastig om het in de praktijk te doen. Maar als we het wel weten, doen we het vaak niet. Hoe kan dat? Een van de belangrijkste oorzaken is tijd. Als die beperkt is en een schrijver moet wel het complete verhaal opleveren, dan schiet nadenken er snel bij in: ‘Laat ik maar gaan schrijven, dan doe ik in ieder geval wat.’ Maar vaak blijkt dat het schrijven nu helemaal niet makkelijk gaat. De schrijver wil schrijven en ondertussen nadenken over wat hij moet schrijven. Een lastige multitasking die niet alleen frustreert maar ook tot slechte resultaten leidt zoals die aan het begin van dit artikel duidelijk zijn gemaakt.

Hoe lossen we het op?
De oplossing is niet zozeer meer tijd claimen om beter na te denken, maar de beschikbare tijd anders verdelen. Meer tijd voor nadenken betekent minder tijd nodig voor schrijven. Die herverdeling vraagt om lef, want het is spannend om het schrijven nog wat uit te stellen terwijl de deadline in zicht komt. Lef dus, lef om na te denken.

Peter van Loevezijn