‘War on error’

Binnenkort verschijnt het boek ‘It Worked for Me: in Life and Leadership’ van Colin Powell, voormalig minister van buitenlandse zaken van de Verenigde Staten en gepensioneerd 4-sterren generaal van het Amerikaanse leger. In zijn boek, waarover ik een voorbeschouwing las in Newsweek, vertelt hij onder meer over het belang van betrouwbare informatie. ‘You can’t make good decisions unless you have good information and can separate facts from opinion and speculation’. Hij kan het weten, tijdens zijn ambtsperiode begonnen de Amerikanen de ‘war on terror’, onder meer in Irak en Afghanistan.

Over wat ‘goede informatie’ is geeft hij een uitgebreide beschouwing. Feiten, zegt Powell, zijn geverifieerde informatie, die vervolgens gepresenteerd wordt als de objectieve werkelijkheid. Waar het wringt, zo gaat hij verder, is de verificatie, want hoe verifieer je of iets geverifieerd is? Zo’n vraag moet een rechtgeaarde, professioneel-kritische accountant aanspreken. Wanneer ben je tevreden en kun je concluderen dat je over voldoende en geschikte controle-informatie beschikt, zodat je tot een oordeel kunt komen over de getrouwheid van een verantwoording die er weer op is gericht om informatie te verschaffen?

Als feiten worden vergezeld door ‘qualifiers’ moet een accountant extra alert zijn. Voorbeelden van zulke qualifiers zijn: naar mijn beste weten …, wij hebben begrepen dat …, overwegend …, op grond van onze waarneming …  en zo kan ik er nog wel een paar noemen. Het is inherent aan de onderzoeksmogelijkheden die de accountant heeft dat informatie in veel gevallen bestaat uit feiten die voorzien zijn van een qualifier.
Accountantscontrole kent beperkingen omdat de accountant bijvoorbeeld niet altijd overal aanwezig kan zijn, hij gebruik zal moeten maken van verkregen bevestigingen, de controle rationeel uitvoerbaar moet zijn en hij moedwillig om de tuin kan worden geleid. Vandaar ook de ‘redelijke mate van zekerheid’ waarmee hij tot zijn oordeel komt. Om ervoor te zorgen dat die redelijke mate van zekerheid niet wordt uitgehold door te veel verkapte voorbehouden die aan de grondslag voor die zekerheid worden verbonden, zou je volgens Powell (vrij vertaald) de volgende regels moeten toepassen:

• Stel vast wat je weet.
• Stel vast wat je niet weet.
• Benoem wat je denkt te weten.
• Maak goed onderscheid tussen deze drie ‘niveaus’ van informatie.

‘Wat je weet’ is wat je met een redelijke mate van zekerheid hebt kunnen verifiëren. Voor de manier waarop je dit doet bieden de controlestandaarden houvast. Die leggen bijvoorbeeld uit dat informatie uit een onafhankelijke bron betrouwbaarder wordt geacht dan informatie die de opsteller van een verantwoording zelf verschaft. En welke eisen worden gesteld aan opzet, uitvoering en evaluatie van deelwaarnemingen en steekproeven. ‘Wat je niet weet’ of, met andere woorden, informatie die je niet met een redelijke mate van zekerheid hebt kunnen verifiëren of informatie die ontbreekt, is minstens zo belangrijk om in beeld te hebben. Het is voor een accountant funest om ten onrechte te denken dat hij over voldoende en geschikte, betrouwbare informatie beschikt. Erger nog is het als er teamleden zijn die weten dat het zo is en hem dat niet vertellen.

Gaandeweg het controleproces wordt informatie gefilterd. Teamleden nemen beslissingen over de toereikendheid van verkregen informatie. Zij maken afwegingen over wat wel en wat niet relevant is voor de oordeelsvorming over een verantwoording. Niet altijd blijkt uit het controledossier waarop die beslissingen en afwegingen zijn gebaseerd. Voor de verantwoordelijk accountant is dit inzicht echter van het allergrootste belang.

Soms denken – of ervaren – teamleden dat er niet voldoende tijd is om duidelijk te maken ‘wat zij niet weten’ en de consequenties daarvan te analyseren. Het komt ook voor dat teamleden er niet voor uit durven te komen dat zij ergens ‘niet helemaal zeker’ van zijn. Er is moed voor nodig om de voortgang van een proces, dat onder tijdsdruk staat, af te remmen en een wenselijke uitkomst tegen te spreken of te betwijfelen. En het vraagt om een open cultuur, waarin de boodschapper van slecht nieuws niet wordt ontmoedigd of, erger nog, gestraft.

‘Wat je denkt te weten’ kan een even grote rol spelen bij het nemen van de juiste beslissing. Vermoedens, geruchten, instinct, onderbuik gevoelens en ‘out of the box’ scenario’s kunnen aanleiding zijn om extra alert te zijn op de noodzaak om beschikbare informatie te verifiëren, de ‘hardheid’ van de gepresenteerde feiten te vergroten. Door gericht onderzoek kan de accountant ‘wat hij denkt te weten’ weerleggen als inderdaad niet meer dan een vermoeden of gevoel. Maar even zo goed kan dat onderzoek ertoe leiden dat ‘wat hij dacht te weten’ bevestigd wordt als geverifieerde informatie, als een feit.
Het onderscheid tussen deze drie niveaus van informatie helpt de accountant om een goede afweging te kunnen maken tussen feiten, analyses, meningen, vermoedens, instinct en fantasie voordat hij zijn oordeel over de ‘gepresenteerde objectieve werkelijkheid’ van de verantwoording geeft. Hij voert weliswaar geen ‘war on terror’ maar toch minimaal een ‘war on error’.

‘I want as many inputs as time, staf, and circumstances allow’ zegt Powell. En, voegt hij daaraan toe, ‘Bad news, unlike wine, doesn’t get better with the time. Let me know about a problem as soon as you know about is’. Een professioneel kritische accountant heeft tijd nodig om tot zijn oordeel te kunnen komen. Lees “A Model and Literature Review of Professional Skepticism in Auditing” van Mark W. Nelson er nog maar eens op na. Als het team tijdig en zorgvuldig alle informatie op deze drie niveaus oplevert, inclusief de informatie die de voortgang van de opdracht misschien belemmert, worden problemen niet als vanzelf opgelost. Maar degenen die de eindverantwoordelijkheid dragen hebben dan tenminste de mogelijkheid om het oordeel uit te stellen, geen tijd te verliezen en actie te ondernemen om grotere problemen, zo niet een ramp, te voorkomen.

De PKI-accountant leert zijn team: ‘Als je voor mij wilt werken, verras me dan niet. En als je me iets vertelt, vertel dan alles’. Hij zal de randvoorwaarden moeten scheppen om dat mogelijk te maken. Tijd en budget mogen geen belemmering zijn, evenals de manier waarop slecht nieuws wordt ontvangen. En hij zal het waar moeten maken: zijn oordeel baseert hij uitsluitend op professioneel-kritisch verkregen informatie.