Gorillahandvat

Er lijkt zich een nieuwe hype aan te kondigen in accountantsland: aandacht voor ICT. In reactie op onder meer de recente chatsessie van de NBA (waarbij gebruik werd gemaakt van moderne communicatiemogelijkheden) schreef de voorzitter van de beroepsorganisatie in een blog op accountant.nl dat ‘Eén van de belangrijkste uitkomsten van het digitale debat dat de NBA op 3 april hield was de vaststelling dat de ontwikkelingen in ICT de toekomst van het accountantsberoep nog meer zullen gaan bepalen dan nu al het geval is.’ De opleidingsinstituten doen hernieuwde pogingen om studenten accountancy te doordringen van het nut en belang van audit software in het controleproces. Ook SBR/XBRL lijkt na ruim 10 jaar nu bij een aantal kantoren serieus op de agenda van het vaktechnisch overleg te verschijnen. Een volgend verplicht onderwerp tekent zich af aan de PE-horizon…

Accountants en ICT, het blijft een moeizame relatie. Toen ik in de jaren ’80 voor mijn accountantsdiploma studeerde stond het onvolprezen boek van Brian Jenkins, Rod Perry en Peter Cooke, ‘An Audit Approach to Computers’ op de literatuurlijst. De wereld waarin accountants toen opereerden zag er heel anders uit dan nu. Het internet was net uitgevonden en nog maar voor een zeer select gezelschap beschikbaar. Computerprogramma’s werden nog gezellig met de hand in elkaar geknutseld en waren vooral gericht op het machinaal verwerken van journaalposten. Er waren geen mobiele telefoons, laat staan smartphones. Geen laptops, tablets, apps of hotspots en clouds waren nog gewoon van gecondenseerde waterdamp. Computers waren er wel. Enorme machines die met veel kabaal gegevens vastlegden op magneetkaarten of, al wat moderner, indrukwekkende apparaten met monochrome CRT-beeldschermen en grote schijven die, stand alone opgesteld in speciale ruimtes, vooral heel vaak niet wilden doen waarvoor ze waren aangeschaft.

Wij werkten met eenvoudige en eveneens stand alone desktops en heel hippe ‘portable PC’s’. Daarvan waren er 3 op kantoor beschikbaar, die bij toerbeurt gebruikt mochten worden door de 50 mensen van de controlepraktijk. De portables hadden de omvang en het gewicht van een volgepakte king-size Samsonite koffer, waarop het handvat om onverklaarbare redenen dwarsover, in gorillastand was gemonteerd. Om ermee te kunnen werken waren engelengeduld, een grondige kennis van DOS, een stapel 5,25″ floppy’s en een grote mate van stressbestendigheid noodzakelijk. We maakten vooral aantekeningen in een tekstverwerker en eenvoudige berekeningen in een spreadsheet.

Jenkins cs probeerden ons bij te brengen wat de automatisering van processen betekende voor de accountantscontrole. Daar waar wij gewend waren om alles na te kunnen rekenen en alle sporen van functiescheiding keurig terug te kunnen vinden in de vorm van blokstempels vol parafen, bleek dat bij verdergaande automatisering niet zo eenvoudig meer te zijn.

Maar omdat automatisering vooral moest bijdragen aan een efficiënte en betrouwbare informatieverzorging werden wel degelijk allerlei maatregelen (‘controls’) in en rond de systemen opgenomen. De kunst voor de accountant was om te begrijpen welke controls van belang waren voor zijn werkzaamheden en om vast te stellen of hij op die controls zou kunnen steunen. Niet om daar een verklaring of adviezen over af te geven, maar om na te gaan of betrouwbare stuurinformatie ook leidt tot betrouwbare verantwoordingsinformatie. Dat zou een boel (gegevensgericht) gevink kunnen schelen! Nou, dat een afsluitbare, droge en geklimatiseerde ruimte en dagelijkse backups belangrijke controls waren, dat wisten onze docenten ons wel uit te leggen. De kans dat je op het examen die enkele, oudere accountant met iets meer affiniteit met ICT zou treffen was verwaarloosbaar klein. Hoe goed Jenkins cs hun best ook deden, decennia lang werden accountants toch vooral blij gemaakt met het gegeven dat je ook best om de computer heen kon controleren. Voor de vorm besteedde je wat aandacht aan de ‘general controls’, dat was te overzien en daarover kon je ook nog quasi deskundig en vooral ernstig met je opdrachtgever praten. Werd de IT-omgeving een beetje complexer, dan liet je de IT auditor een rapportje uitbrengen over rammelend change management en gaten in de logische toegangsbeveiliging. Dat had uiteraard geen invloed op het oordeel over de jaarrekening, want daarvoor kon je nog steeds steunen op die paar parafen die wel ‘zichtbaar’ waren en gegevensgerichte deelwaarnemingen.