We schrijven iedere dag mails en maken aantekeningen van gesprekken of geconstateerde zaken. Communicatie en dossiervorming zijn namelijk belangrijke onderdelen van ons werk. De kop had dus net zo goed kunnen zijn ‘Hoe schrijf ik een goede managementletter’ of een ‘Hoe verwoord ik een duidelijk advies’. Maar kort en bondig formuleren, gericht op de lezer lijkt makkelijker dan het is. We geven je vijf praktische tips.
1. Vervang ouderwets taalgebruik door eigentijdse woorden
Op www.onzetaal.nl staat een lijst met voorbeelden van ouderwets taalgebruik en daarnaast het hedendaagse alternatief. Enkele voorbeelden:
| Ouderwets of formeel | Moderner alternatief |
| Destijds | Toen |
| Te allen tijde | Altijd |
| Alsook | Net als |
| Ten aanzien van of inzake | Over |
| Immers | Namelijk |
| Indien | Als |
| Ingevolge | Door of als gevolg van |
| Alvorens | Voordat |
| Dienen | Moeten |
2. Bedenk wat je met je mail of aantekening wilt bereiken
Als je je doel duidelijk voor ogen hebt, schrijf je directer en meer to the point. Op die manier komt je boodschap beter over bij de ontvanger.
3. Bedenk voor wie je schrijft
Schrijf je een intern memo of een advies voor de klant? Wat voor type klant betreft het dan? Aan een meer informele klant schrijf je je boodschap anders dan voor een klant die formeler is.
4. Hanteer een vaste structuur
Het helpt om een bepaalde structuur te volgen voor het schrijven. OPR, Oorzaak, Probleem, Risico, helpt je vooral de oorzaak helder te analyseren. De PROA-methode staat voor Probleem-Risico-Oorzaak-Advies en is goed te gebruiken bij het schrijven van een advies, managementletter of dossieraantekeningen. Maak kopjes en dwing jezelf niet onder iedere kop hetzelfde op te schrijven. Gebruik een voorbeeld of kwantificeer een verkregen verklaring. Hierdoor is de impact van je boodschap snel duidelijk voor de lezer.
5. Herhaal niet de vraag
In jaarrekeningdossiers zien we nogal eens dat de vraag uit bijvoorbeeld het werkprogramma in het antwoord wordt herhaald. Dat is zonde van de tijd en voegt niets toe.