Kritonline nr. 160: Overige opdrachten: meer houvast in aantocht (en nu al slimmer werken)

Overige opdrachten komen in de mkb-praktijk vaker voorbij dan je lief is. Even ‘een handtekening’, ‘een korte bevestiging’, ‘een memo voor de bank’: klein verzoek, grote impact. Want één verkeerde keuze voor de juiste aanpak, of één zin die net iets te veel zekerheid suggereert en de opdracht wordt zwaarder dan bedoeld. 

De NBA is bezig met een actualisatie van handreiking 1111 (Overige opdrachten). De consultatie is inmiddels gesloten en de reacties worden verwerkt. Tot die definitieve versie er is, vind je in dit blog alvast een praktische leidraad en slimme tips om overige opdrachten helder af te bakenen, slim vast te leggen en veilig te rapporteren, zonder dat je dossier meteen een baksteen wordt. 

1) Stop met gokken: gebruik een vaste beslisroute 

Een veelgehoorde vraag in de praktijk: “Onder welke regelgeving valt deze opdracht?” En precies daar gaat het vaak mis: er wordt een bekende standaard gepakt omdat dat snel voelt. Terwijl sommige klantvragen niet lekker passen binnen NV COS, óf omdat de beoogde zekerheid niet matcht met wat er echt gedaan wordt. 

Tip 1: Werk met een vaste set beslisvragen (een korte opdracht-check) vóórdat iemand start. Daarmee wordt het een bewuste keuze: een NV COS-opdracht óf een overige opdracht, maar in ieder geval geen toevalstreffer. 

2) Geen papierwinkel, wél duidelijkheid: leg de basis slim vast 

Formeel is er ruimte, maar praktisch wil je vooral één ding: geen discussie achteraf over scope, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Dat is geen wantrouwen; dat is professioneel werken. 

Tip 2: Gebruik een korte standaardtekst (template) voor overige opdrachten met: 

• wat de opdracht wél is (scope), 

• wat de opdracht níet is (bijv. geen assurance/controle/beoordeling), 

• rolverdeling (informatie van de klant, verantwoordelijkheden, beperkingen), 

• beoogde gebruikers/kring (als een derde mee gaat lezen). 

3) Overig is niet hetzelfde als vrijblijvend: zorg voor een deugdelijke grondslag 

Overige opdrachten kunnen heel simpel zijn… tot ze dat ineens niet meer zijn. Bijvoorbeeld doordat een derde partij (bank, investeerder, jurist) mee gaat lezen, of omdat de klant het document later inzet in een discussie. Dan wil je dat er in het dossier een logische lijn zit: wat is gevraagd, wat is gedaan, en waarop is het gebaseerd? 

Tip 3: Werk met een beknopt werkprogramma als basis. Niet om alles dicht te timmeren, wel om consistent te blijven: dezelfde structuur, dezelfde minimale vastlegging, minder ruis. 

4) Rapportage: één zin kan per ongeluk zekerheid oproepen 

Een adviesbrief of mail voelt soms informeel. Maar woorden doen wat met verwachtingen. Eén formulering kan bij de lezer klinken als: ‘de accountant heeft dit gecontroleerd’, terwijl dat niet zo is. En dat is precies het type glijbaan waar je liever niet op gaat zitten. 

Tip 4: Check je rapportage op ‘zekerheidstaal’. Denk aan woorden als juist, volledig, gecontroleerd, vastgesteld. Kies liever voor taal die past bij de opdracht: toelichten, beschrijven, onderbouwen, aannemelijk maken op basis van aangeleverde informatie.

Maak van overige opdrachten een bewuste keuze met heldere scope, passend dossier en scherpe rapportage. Dan blijft het ‘overig’ en wordt het niet per ongeluk ‘assurance’. 

Meer weten?

Wil je dat overige opdrachten niet langer ‘een beetje van alles’ zijn, maar strak afgebakend, goed vastgelegd en veilig gerapporteerd? Met Kriton mkb-support helpen we kantoren o.a. met vaktechnische ondersteuning bij advies- en overige opdrachten, dossierreviews & coaching, procesverbetering en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen. Zo werk je efficiënter én met meer zekerheid aan kwaliteit in de mkb-praktijk.