Kritonline 153: Wwft-audit: zo voldoe je in drie stappen aan de opleidingsverplichting

Na ons vorige blog over het risicobeleid, nemen we dit keer een ander belangrijk onderdeel van de Wwft-audit onder de loep: de opleidingsverplichting. Tijdens het uitvoeren van onze Wwft-audits zien we vaak dat organisaties met deze verplichting worstelen. Hoe geef je hier praktisch invulling aan? En vooral: hoe zorg je dat trainingen aansluiten bij de dagelijkse praktijk van medewerkers, niet alleen voor de auditor, maar vooral voor het versterken van je eigen kwaliteit en professionaliteit? 

In dit blog lees je hoe je in drie stappen voldoet aan de opleidingsverplichting én grip houdt op de uitvoering. 

1. Maak inzichtelijk wie wat moet weten 

De opleidingsverplichting begint met overzicht. Wie binnen jouw kantoor heeft welke kennis nodig? En in welke mate? Tijdens audits zien we vaak dat dit niet goed in kaart is gebracht. Daardoor weet men niet precies wie geschoold moet worden en loop je het risico dat de auditor daar kritisch op is. 

Een goed plan begint met drie onderdelen: 

• Doelgroepen: Niet alleen accountants en belastingadviseurs vallen onder de Wwft, maar ook medewerkers die dossiers voorbereiden, administraties uitvoeren of cliëntenonderzoek doen. Iedereen heeft een rol, en dus ook een leerbehoefte. 

• Leerdoelen: Wat moet iemand kunnen? De een hoeft niet de hele wet te kennen; weten wanneer je moet opschalen of overleggen met een collega kan al genoeg zijn. 

• Frequentie: Hoe vaak herhaal je de scholing? Jaarlijkse herhaling houdt kennis actueel en vergroot het bewustzijn. 

Maak een kort overzicht waarin je per functie noteert: wat moet iemand weten, hoe vaak herhaal je dit en hoe borg je het? Dat overzicht vormt de basis voor je opleidingsplan én voor de verantwoording richting de auditor. 

2. Combineer leren met de praktijk 

Een algemene training is zelden genoeg om kennis echt te laten beklijven. Wat tijdens audits goed zichtbaar wordt, is dat kantoren die leren op meerdere manieren combineren en op maat aanbieden per doelgroep, Wwft-kennis veel beter borgen in de praktijk.  

De kracht zit in de combinatie: 

• E-learning om de basiskennis op te frissen en nieuwe collega’s snel bij te praten. 

• Interactieve of praktijkgerichte trainingen waarin je samen met collega’s actuele casussen bespreekt. 

• Vaktechnische overleggen om ervaringen te delen en dilemma’s te bespreken. 

• Korte herhaalmomenten gedurende het jaar om de alertheid hoog te houden. 

Denk ook aan de verschillende doelgroepen binnen je kantoor: 

• Nieuwe medewerkers: start met een introductietraining of e-learning om basiskennis op te bouwen. 

• Ervaren professionals: bied verdiepende sessies met praktijkcases en actuele ontwikkelingen aan. 

• Ondersteuners en administratiecollega’s: focus op signalering en het herkennen van risicosituaties. 

Juist die mix zorgt voor bewustwording én gedragsverandering. Medewerkers herkennen signalen eerder, weten wanneer ze moeten opschalen en handelen daar ook naar. Kantoren die de Wwft goed inbedden in hun leerbeleid, merken het verschil: meer bewustzijn, meer betrokkenheid en beter onderbouwde dossiers. En dát ziet niet alleen de auditor, ook je klanten merken het in de kwaliteit van jouw dienstverlening. 

Let op: alleen het bespreken van Wwft-onderwerpen tijdens een werk- of teamoverleg voldoet niet aan de wettelijke opleidingsverplichting.  

 3. Leg goed vast wat je doet 

Een goed systeem van opleiden is pas compleet als je de uitvoering kunt aantonen. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) of een Wwft-auditor kan vragen om bewijs hoe je invulling hebt gegeven aan de opleidingsverplichting. Zorg daarom voor een sluitende administratie: 

• Bewaar presentielijsten van trainingen en vaktechnische overleggen. 

• Archiveer certificaten van e-learnings. 

• Documenteer de inhoud van bijeenkomsten, zoals presentaties of gebruikte casussen. 

Een overzicht in Excel of een LMS is vaak al voldoende, als het maar inzicht geeft in de kwaliteit en continuïteit van je opleidingsinspanningen. Bij een audit of toezichtonderzoek kun je zo met vertrouwen laten zien dat jouw kantoor voldoet aan de wet- en regelgeving, de opleidingsverplichting serieus neemt én grip heeft op de uitvoering. 

De opleidingsverplichting voelt soms als een vinkje dat je moet zetten. Maar in de praktijk is het veel meer dan dat. Het is een kans om je team te versterken, risico’s te verkleinen en samen te groeien in professionaliteit.   

Meer weten?

Benieuwd hoe jouw kantoor de opleidingsverplichting slim en praktisch kan invullen? Door de opleidingsverplichting slim te organiseren, versterk je niet alleen de naleving van wet- en regelgeving, maar ook de kwaliteit van je dienstverlening. Wij helpen je graag met praktische trainingen, interactieve e-learnings en creatieve werkvormen. We denken graag met je mee en bieden trainingen die precies passen bij jouw praktijk. Neem contact met ons op!