Kritonline 156: Hoe onderzoek je als accountant de integriteit van je klant (én documenteer je dat slim)?

In ieder werkprogramma van een samenstel- of controleopdracht staat het wel: ‘Ga de integriteit van je klant na’. Voor accountants en auditors is integriteit een vertrouwd woord: het is een kernonderdeel van je vak. Je hebt immers een poortwachtersfunctie. Je mag alleen werken voor klanten die integer zijn, omdat jouw oordeel anders onder druk kan komen te staan. Daarbij ben je wettelijk verplicht om risico’s op witwassen en terrorismefinanciering te beoordelen op basis van de Wwft.

Een integriteitsonderzoek is dus geen vinkje of formaliteit, maar een bewuste inschatting van twee risico’s: het risico dat jij of je kantoor misleid wordt, én het risico dat je klant betrokken is bij ongewenste of zelfs strafbare activiteiten. In dit blog lees je hoe je die integriteit onderzoekt, waarop je moet letten en hoe je je beoordeling goed documenteert, zodat je dossier klopt én het jou ondersteunt bij professioneel-kritisch handelen.

Begin met scherp krijgen wie je klant eigenlijk is 

Een sterke beoordeling begint bij de basis: wie is de klant, wat doet de klant en van wie beoordeel je de integriteit precies? Dat zijn in ieder geval de aandeelhouders en de kernpersonen in het management. Pas als je weet wie er achter de onderneming staan, kun je goed inschatten waar eventuele risico’s liggen.

Daarna kijk je verder: hoe werkt deze klant? Hoe is de cultuur in de organisatie? Hoe wordt er met processen, regels en kwaliteitsnormen omgegaan? Als accountant of auditor combineer je al die indrukken tot een eerste beeld van betrouwbaarheid.

Ga na hoe je klant handelt in de dagelijkse praktijk 

De manier waarop je klant zich gedraagt, zegt vaak veel meer dan documenten. Leveringen zij informatie tijdig aan, ook wanneer jij lastige of kritische vragen stelt? Wordt wet- en regelgeving netjes gevolgd, of merk je dat de klant liever “kort door de bocht” gaat met instanties en procedures? En hoe ziet de cultuur eruit binnen de onderneming? Is deze gericht op kwaliteit en vakmanschap, of draait alles om winstoptimalisatie en snelheid?

Ook het gedrag in adviestrajecten is betekenisvol. Volgt een klant adviezen zorgvuldig op, of worden aanbevelingen structureel genegeerd? Kleine signalen van vluchtgedrag of gemakzucht kunnen in een integriteitsbeoordeling een groot verschil maken.

Daarnaast is het verstandig om te kijken naar wat er extern bekend is. Een eenvoudige zoekactie op de bedrijfsnaam, de aandeelhouders of de belangrijkste bestuurders kan waardevolle informatie opleveren. Negatieve media-aandacht, rechtszaken of signalen van reputatierisico’s zijn vaak een eerste hint dat je dieper moet graven. Het helpt wanneer je kantoor een heldere werkinstructie heeft voor hoe zo’n onderzoek moet worden uitgevoerd.

Kijk verder dan de standaardchecklist 

Veel kantoren gebruiken een checklist voor het beoordelen van integriteit. Dat is nuttig, maar vaak niet genoeg. In sommige situaties moet je als accountant meer doen dan de checklist voorschrijft, bijvoorbeeld wanneer er signalen zijn die je niet direct kunt plaatsen of wanneer de klantstructuur complex is.

Je kunt dan extra bronnen raadplegen zoals het UBO-register, het aandeelhoudersregister of openbare lijsten zoals de Corruption Perceptions Index. Ook achtergrondonderzoek naar personen of bedrijven kan helpen om risico’s scherper in beeld te krijgen. Het gaat erom dat je meerdere invalshoeken combineert, zodat je oordeel niet hangt op één stukje informatie.

Maak een samenhangende beoordeling 

Wanneer je alle informatie hebt, leg je de puzzel bij elkaar. Je kijkt naar wat je hebt gevonden, naar wat je niet hebt gevonden, en naar wat je wél maar ook níet logisch kunt verklaren. Past het gedrag van de klant bij de onderneming? Zijn er signalen die op zichzelf klein zijn, maar samen een patroon vormen? Komt dit overeen met wat je eerder in de opdracht hebt gezien?

Een goed integriteitsoordeel gaat nooit over één element, maar over de samenhang tussen bronnen, gedrag, ervaringen en context. Dat maakt het vaktechnisch én menselijk werk.

Documenteer helder en concreet

Veel accountants schrijven bij checklistvragen iets als “geen issue” of “al jarenlang klant”. Maar zulke opmerkingen documenteren niets. Ze geven namelijk geen inzicht in wat er is onderzocht, welke bronnen zijn geraadpleegd en welke afwegingen je hebt gemaakt. Effectieve documentatie laat precies dát zien.

Stel dat je een internetonderzoek hebt gedaan op bedrijfsnaam X en Y, en op de aandeelhouder Y en kernpersoon Z. Dan beschrijf je kort dat je geen negatieve publiciteit hebt gevonden en dat deze personen niet voorkomen op sanctielijsten. Je vermeldt welke openbare bronnen je hebt geraadpleegd en op welke datum. Daarmee leg je vast dat je aantoonbaar hebt gezocht én gevonden wat relevant was.

Je dossier hoeft niet lang te zijn, het moet juist en duidelijk zijn. Een lezer moet kunnen zien wat je hebt gedaan en waarom je tot jouw conclusie bent gekomen.

Actualiseer jaarlijks, want integriteit verandert

Integriteit is geen eenmalige check. Ondernemingen veranderen, mensen wisselen, de markt beweegt mee en risico’s verschuiven. Een klant die vorig jaar weinig risico’s liet zien, kan dit jaar in een heel andere positie zitten, bijvoorbeeld door financiële druk, groei, krimp of maatschappelijke ontwikkelingen.
Daarom hoort een jaarlijkse herbeoordeling standaard in je werkproces. Het houdt je alert en voorkomt verrassingen.

Een sterke integriteitsbeoordeling gaat niet om een checklist invullen, maar om bewuste oordeelsvorming: kijken, doorvragen, combineren en helder documenteren. Als accountant of auditor geeft dat je de zekerheid en het vertrouwen dat je met de juiste klanten werkt en dat je professioneel kunt blijven handelen wanneer risico’s toenemen.    

Meer weten?

Integriteit wordt pas interessant wanneer het ongemakkelijk wordt. Het zijn juist de situaties waarin je twijfelt, waarin iets schuurt, die vragen om reflectie en moed. In onze training Integriteit in de accountantspraktijk werken we met herkenbare casuïstiek die dit ongemak opzoekt. Niet om het ‘goed’ te doen, maar om bewust te worden van je eigen handelen en dat van anderen. Wil je meer weten? Neem contact met ons op!