Kritonline 157: Wat doe je als accountant bij niet-integer gedrag van je klant?

In het vorige blog bespraken we hoe je als accountant de integriteit van je klant onderzoekt en documenteert. Maar soms gebeurt er iets dat je niet kunt negeren. Je voelt dat er iets schuurt. Een klant ontwijkt een vraag. Documenten kloppen niet met elkaar. In de administratie duikt een transactie op die zich niet laat verklaren. Of de toon in gesprekken verandert opeens wanneer jij doorvraagt. 

Dat zijn de momenten waarop je professionele antenne aanslaat, en terecht. Niet-integer gedrag kan klein beginnen, maar grote gevolgen hebben. Voor jou, voor je kantoor en voor de kwaliteit van je werk. 

In dit blog lees je hoe je zulke situaties herkent en hoe je daar stap voor stap professioneel mee omgaat. Je krijgt grip op wat je eerst doet, met wie je intern overlegt en hoe je bepaalt of je kunt doorgaan of dat je moet ingrijpen. 

Wat verstaan we onder niet-integer gedrag? 

Niet-integer gedrag is gedrag dat niet past bij de professionele normen en waarden waar accountants en auditors mee werken. Dat kan zichtbaar worden doordat informatie bewust achtergehouden wordt, doordat er onjuiste of misleidende antwoorden worden gegeven of doordat er inconsistenties ontstaan tussen wat iemand zegt en wat de stukken laten zien. 

Soms zit het in een patroon van ontwijkende reacties. Soms in financiële feiten die nergens op aansluiten. En soms in subtiele gedragingen: irritatie als je doorvraagt, druk op jouw oordeel of pogingen om werkzaamheden te beïnvloeden. Voor jou als accountant is dat waardevolle informatie om serieus te nemen. 

Begin met vastleggen wat je ziet 

Zodra iets niet klopt, is het belangrijk dat je even afstand neemt en objectief opschrijft wat er precies is gebeurd. Dat betekent: feiten noteren, geen aannames. Wat zag je? Wanneer gebeurde het? Wat werd er gezegd? Welke documenten waren erbij betrokken? 

Door dit te doen, voorkom je dat je later afhankelijk bent van interpretatie of gevoel. Het maakt je dossier sterker en geeft je rugdekking voor de stappen die je gaat zetten.  

Zoek intern overleg, want je staat er nooit alleen voor 

Integriteitskwesties zijn nooit iets om in je eentje op te lossen. Binnen de accountancy is intern overleg dé manier om professioneel-kritisch te blijven. Bespreek je zorgen daarom met je opdrachtpartner, met compliance of met een collega die ervaring heeft met integriteitsdilemma’s. Door samen naar de situatie te kijken, voorkom je blinde vlekken en versterk je de kwaliteit van je oordeel. 

Dit interne gesprek is vaak een belangrijke stap: het maakt duidelijk of de signalen zwaar genoeg zijn om het gesprek met de klant aan te gaan, of dat er eerst aanvullende informatie nodig is.  

Ga het gesprek met de klant aan 

Niet-integer gedrag betekent niet automatisch dat je klant te kwader trouw is. Soms is er sprake van slordigheid, tijdsdruk of onwetendheid. Maar soms is er wél iets ernstigs aan de hand. En juist daarom is een open gesprek noodzakelijk. 

In dat gesprek benoem je concreet en professioneel wat je hebt gezien of gehoord en vraag je om een toelichting. De reactie van de klant zegt vaak net zoveel als de inhoud van het antwoord. Iemand die open, volledig en constructief reageert, geeft ruimte om samen tot een oplossing te komen. Een klant die ontwijkt, bagatelliseert of geïrriteerd reageert, laat vaak zien dat er meer speelt. 

Oplosbaar of een rode vlag? 

Na het gesprek maak je als accountant een professionele afweging. Is het gedrag verklaarbaar? Kan het worden opgelost door aanvullende werkzaamheden of scherpere monitoring? Of zijn de verklaringen onvoldoende, onsamenhangend of ontwijkend? 

Wanneer het gedrag structureel is of de klant niet bereid is mee te werken, ontstaat er een rode vlag. En rood betekent: risico. Dat betekent dat je steviger moet ingrijpen, omdat jouw onafhankelijkheid en professionaliteit in het geding kunnen komen. 

Kies de route die past bij de ernst van de situatie 

Afhankelijk van je beoordeling kies je een passende vervolgstap. Soms kun je de opdracht voortzetten, maar dan wel met extra waarborgen of aanvullende werkzaamheden. Soms is nader onderzoek nodig om voldoende zekerheid te krijgen. En soms, hoe vervelend ook, is stoppen met de opdracht of de klantrelatie de enige professionele keuze. Dat voelt nooit prettig, maar het is een manier om je vak te beschermen en te voorkomen dat jouw kantoor wordt blootgesteld aan risico’s waar je geen controle meer over hebt. 

Documenteer elke stap zorgvuldig 

Goede documentatie is cruciaal. Leg vast wat je hebt gezien, met wie je intern hebt overlegd, hoe het gesprek met de klant verliep en welke professionele afweging je hebt gemaakt. Zo is duidelijk dat je zorgvuldig hebt gehandeld, je verantwoordelijkheid hebt genomen en dat er een logisch pad zit in de stappen die je hebt gezet. 

Niet-integer gedrag vraagt van accountants en auditors alertheid, vakmanschap en duidelijke stappen. Door rustig te kijken, objectief te documenteren, intern samen te werken en open het gesprek aan te gaan, neem je professionele besluiten die stevig staan in je dossier én in je praktijk. 

Meer weten?

Wil je sterker worden in risicosignalering, het voeren van moeilijke gesprekken of het documenteren van integriteitskwesties? Onze trainingen en coaching helpen je daarbij. Neem gerust contact op, we denken graag met je mee.