Kritonline 154: FIU-meldingen: 5 lessen uit Wwft-audits die jouw kantoor sterker maken

FIU-meldingen blijven voor veel accountants een uitdaging. Wanneer meld je wél, en wanneer niet? Uit de Wwft-audits die we uitvoeren bij accountantskantoren blijkt dat juist dit punt regelmatig tot twijfel leidt. Terwijl tijdig en volledig melden van ongebruikelijke transacties cruciaal is: het helpt opsporingsinstanties witwassen en (belasting)fraude beter bestrijden. In dit blog lees je wat we in de praktijk zien, waar het misgaat én hoe jij met vijf gerichte stappen jouw meldproces versterkt. 

De cijfers: waar staan we nu? 

In 2024 ontving FIU-Nederland 3.484.373 meldingen van ongebruikelijke transacties, waarvan slechts 3.388 meldingen door accountants, verdeeld over 450 kantoren (zie het FIU-NL jaaroverzicht 2024). Dat is weliswaar een stijging ten opzichte van voorgaande jaren, maar nog steeds een klein aandeel van het totaal. 

Opvallend: van alle meldingen wordt 49% gedaan op basis van een subjectieve indicator, terwijl accountants zelfs in 98% van de gevallen op die basis melden. Dat betekent dat professioneel oordeel en onderbouwing een grote rol spelen. 

De FIU benadrukt dat melders die juist, volledig, tijdig en te goeder trouw melden, strafrechtelijk en civielrechtelijk vrijwaring genieten. Tuchtrechtelijk ligt dat echter anders: je hoeft niet 100% zeker te zijn van een ongebruikelijke transactie, maar je moet wél kunnen uitleggen waarom je tot een melding bent gekomen.  

Veel kantoren denken dat ze alleen hoeven te melden als een transactie daadwerkelijk is uitgevoerd. Dat is een misvatting. De Wwft verplicht ook tot melding van voorgenomen transacties die ongebruikelijk zijn. Bijvoorbeeld als een cliënt een constructie voorstelt die verdacht lijkt, maar uiteindelijk niet doorgaat. Ook dan moet je melden. 

Wat kun je doen om het meldproces binnen je kantoor te vergemakkelijken? 

1. Regel het meldproces van A tot Z 

Een helder proces voorkomt dat signalen blijven liggen. Zorg voor een duidelijk en laagdrempelig intern meldingsproces, waarin staat: 

• waar interne meldingen geregistreerd worden (afgeschermd en beveiligd); 

• wie intern beslist over de melding; 

• wie formeel mag melden bij de FIU. 

Laat het interne meldformulier één-op-één aansluiten op het FIU-formulier, zodat collega’s velden herkennen en informatie maar één keer hoeven in te vullen. Sluit elk dossier af met een expliciete oordeelsvorming: welke feiten en bronnen heb je gewogen, welke indicator(en) paste je toe, en waarom meldde je wel of niet? Zo voorkom je discussie achteraf én meld je sneller. En: zorg dat je FIU-account actief is . Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het gaat nog vaak mis. 

2. Dossier en archief op orde, mét monitoring 

Leg altijd vast waarom je wél of niet hebt gemeld, inclusief documentatie en correspondentie. Download de FIU-ontvangstbevestiging en voeg deze toe aan het dossier. Alleen wat vastligt, telt bij een externe toets. Bewaar deze gegevens maximaal vijf jaar. 

Maak daarnaast een overzicht van meldingen met indicator (meestal subjectief), klant, branche, interne melder en datum. Zo ontdek je patronen, zie je waar meldingen vaker (of juist minder vaak) voorkomen en kun je gericht bijsturen. Extra voordeel: je voldoet direct aan regelgeving én hebt bewijsvoering en besluitvorming overzichtelijk vastgelegd. 

3. Train met eigen praktijkcases 

Breng het onderwerp tot leven. Gebruik geanonimiseerde voorbeelden uit je eigen praktijk in VTO’s, onboarding en op intranet. Oefen steeds drie dingen: de keuze van de indicator, de kern van de feiten en de formulering van de meldtekst. 

Kijk alvast vooruit naar de Europese harmonisatie: straks verschuift de focus van ongebruikelijke naar verdachte transacties. Door nu te trainen, zijn teams beter voorbereid. Het werken met eigen cases vergroot bovendien de alertheid bij collega’s die dagelijks brondocumenten van klanten zien. 

4. Bouw aan een gezonde meldcultuur 

Maak melden normaal, niet spannend. Benoem dat juist, volledig en te goeder trouw melden vrijwaart van vervolging. Laat ook zien dat toezichthouders zicht hebben op meldgedrag: niet melden valt op. Het BFT ontvangt elk kwartaal een overzicht van de FIU. Vertaal dit naar een duidelijke norm: wat meld je wél of niet, waarom vraag je intern extra informatie op, en wat leer je daarvan? Zo wordt elke melding een kans om te leren. 

5. Gebruik FIU-data om te verbeteren 

Gebruik het FIU-jaaroverzicht en de NBA-handreikingen 1124 en 1137 als inspiratie voor je eigen dashboard. Kijk bijvoorbeeld naar: 

• aantal meldingen per vestiging of melder; 

• verdeling tussen subjectieve en objectieve indicatoren; 

• doorlooptijd van signaal tot melding; 

• branches die achterblijven. 

Op basis daarvan kun je bijsturen: bijscholen, processen aanpassen of specifieke casussen bespreken met teams die weinig meldactiviteit laten zien. 

Kortom 

Een goede FIU-melding is geen papieren verplichting, maar een vorm van vakmanschap. Het vraagt inzicht, oordeelsvermogen en de durf om te handelen. Door deze vijf punten goed in te richten, versterk je niet alleen je meldproces, maar ook je rol als poortwachter én kwaliteitsbewaker van de sector. 

Blijf scherp, blijf professioneel en meld bewust, want dát maakt het verschil tussen voldoen aan de wet en echt bijdragen aan integriteit in ons vak.    

Meer weten?

Wil je zeker weten dat jouw kantoor écht Wwft-proof is? Plan een adviesgesprek met onze specialisten of schrijf je in voor onze training Wwft voor accountants.