Kritonline 54: Data verzamelen, maak van de nood een deugd!

De Kwartiermakers Toekomst Accountancysector willen meer inzicht krijgen in de kwaliteit van de accountancysector. Zij hebben daarvoor tien kwaliteitsindicatoren (AQI’s) geformuleerd om onderling vergelijkbare data van de kantoren te verkrijgen. Op basis van SIRA moet ieder kantoor daarnaast een risicoanalyse hebben opgesteld, en deze risico’s ook monitoren. Ook dat betekent het verzamelen van data. En reken maar dat het toezicht door de AFM ook verschillende informatiebehoeften meebrengt waar je als accountantskantoor aan moet voldoen. Kortom: data, data en nog eens data! In dit blog geven we je een overzicht van welk type informatie nodig is en welke kansen dit voor jou en je klant biedt.

AQI’s, SIRA en AFM vragen om veel data

Door te starten met het rapporteren van AQI’s binnen accountantsorganisaties kan de transparantie op het gebied van kwaliteit worden bevorderd. Los van de vraag of het rapporteren van AQI’s de kwaliteit van de wettelijke controles verbetert en het feit dat het verzamelen ervan veel tijd kost, is de kans reëel dat zal worden gestart met het rapporteren van AQI’s. Er zijn momenteel 10 AQI’s geformuleerd die zijn geconsulteerd. De definitieve AQI’s zijn dus nog niet bekend. Het gaat daarbij om data die meestal niet direct te achterhalen zijn. We geven een aantal voorbeelden van voorgestelde AQI’s:

• Het aantal afgeronde wettelijke controleopdrachten waarbij een tekortkoming in de controle of jaarrekening is geconstateerd;
• Het percentage opdrachten waarop tenminste één kwaliteitsverhogende maatregel is ingezet;
• Het totaal aantal bevindingen van het kwaliteitsbeheersingssysteem;
• Het gemiddeld verloop in een controleteam;
• Het percentage opdrachten met een budgetoverschrijding.

Naast de data voor de AQI’s zijn er ook veel data nodig om invulling te geven aan SIRA. SIRA vraagt om een risicoanalyse en monitoring van de genomen beheersingsmaatregelen. Ook dit vraagt om data die veelal niet direct voorhanden zijn in accountantsorganisaties. Welke data nodig zijn, hangt uiteraard af van de geselecteerde risico’s bij jouw organisatie.

Ook vanuit de AFM-monitor en maatregel 2.1 (evaluatie van de kwaliteitsbevorderende maatregelen) zijn veel data nodig. Het gaat dan onder meer om klanttevredenheidsscores, het aantal uren training per medewerker, het aantal uitgevoerde OKB’s en het aantal overtredingen van onafhankelijkheidsregels.

Maak van de nood een deugd

Natuurlijk moet je aan al deze eisen voldoen en dat is veel werk. Maar je kunt van de nood een deugd maken en tegelijk de informatie verzamelen die je nodig hebt om je organisatiedoelstellingen te realiseren. Die doelstellingen hangen meestal samen met een optimale bediening van je klanten.

Hoe kun je de benodigde informatie vanuit de AQI’s, SIRA en AFM nu inzetten zodat ook jouw klant er de voordelen van ziet? Dat kunnen voordelen zijn op het gebied van kwaliteit, maar ook het proces of de vertaling van de regelgeving naar het gewenste gedrag van je medewerkers. We noemen een aantal voorbeelden van data en de analyse ervan die kansen bieden voor je klant én je organisatie:

• Naast de tevredenheid van je klanten kun je ook inzicht krijgen aan welk type dienst je klanten behoefte hebben. Richt een klantpanel in en maak een plan van aanpak hoe je in deze behoefte kunt voorzien.
• Heb je voldoende kennis van je klant? En zo ja, hoe leidt die kennis tot een optimale klantbediening? Doe je misschien te veel of misschien wel de verkeerde zaken?
• Leid je collega’s op zo’n manier op dat je klanten er ook iets aan hebben. Dus richt je niet alleen op kennis maar ook op de toepassing ervan en de executie naar je klant.
• Zijn de verschillende processen optimaal ingericht? Kan dat effectiever zodat je je klanten beter kunt bedienen?

Maak van de nood een deugd en start nu met het opstellen van een overzicht van benodigde data, die óók kansen bieden voor je klanten en je medewerkers!

Onze reactie op de AQI’s

Wij hebben in september jl. gereageerd op het consultatiedocument over de AQI’s van de Kwartiermakers. Benieuwd naar de reactie van Kriton? Lees onze reactie hier.