In juni stelde de Rechtbank Rotterdam het Bureau Financieel Toezicht in het gelijk in een zaak waarin de Wwft niet juist was gevolgd en toegepast. Dit resulteerde in een boete van €20.000,- voor de betreffende Wwft-instelling. Een accountantskantoor is ook een Wwft-instelling. Had dit ook bij jouw organisatie kunnen gebeuren?
In deze rechtszaak draaide het om 3 zaken:
- Geen tijdige identificatie en verificatie van de UBO
- Onvoldoende monitoring
- Niet (tijdig) melden van ongebruikelijke transacties
In deze blog geven we je 4 tips om de Wwft in jouw praktijk correct toe te passen.
Tip 1: Identificeer en verifieer tijdig
Conform de Wwft moet je identificeren en verifiëren voordat je een zakelijke relatie aangaat en de dienstverlening start. In de regel is dit op het moment dat de intentie er is om de dienstverlening te verrichten resulterend in een offerte of opdrachtbevestiging. Identificeer en verifieer de UBO daarom vòòr dat moment.
Tip 2: Documenteer efficiënt
Voor accountants is documenteren een tweede natuur. Ook van de identificatie en verificatie van de UBO moet je de vereiste gegevens vastleggen. Zorg er ook voor dat je de naam van degene die heeft geverifieerd en de datum van verificatie vastlegt. Hiermee kun je achteraf aantonen dat de identificatie en verificatie tijdig heeft plaatsgevonden.
Tip 3: Monitor de zakelijke relatie en transacties
De Wwft vereist een voortdurende controle van de zakelijke relatie en de verrichte transacties tijdens de duur van de relatie. Er zijn in ieder geval twee logische momenten voor deze monitoring:
- Tijdens het verrichten van de werkzaamheden
- Bij het continueren van de dienstverlening
Je hebt bij een bestaande klant voldoende kennis opgebouwd. Zorg ervoor dat je deze logische momenten ook aangrijpt om de monitoring te doen en te documenteren.
Tip 4: Neem tijdig contact op met compliance
De wetgever heeft de drempel voor het melden van ongebruikelijke transacties bewust laag gehouden. Dit betekent in de praktijk dat als je een transactie ongebruikelijk vindt, jouw accountantskantoor tot melding over moet gaan. In de eerder genoemde rechtszaak vonden verkopen plaats waar geen inkopen tegenover stonden. Dat is ongebruikelijk. Neem in dit soort situaties áltijd contact op met compliance. Het kan immers zijn dat er sprake is van witwassen. Schroom dus niet om je collega tijdig te bellen.