Meer organisaties zijn in een situatie van gerede twijfel over de continuïteit terechtgekomen dan normaal het geval is. De gevolgen van de coronapandemie zijn immers voor iedere ondernemer voelbaar. De jaarrekening 2020 vraagt dan ook in alle situaties een toelichtende tekst over de klantspecifieke situatie als gevolg van de coronapandemie. Dit is immers in bijna alle situaties een significante gebeurtenis. Hoe zorg je ervoor dat je een waardevolle en heldere toelichtende tekst schrijft en de lezer de boodschap goed begrijpt? In dit blog geven we je handvatten en inhoudelijke tips.
Waarom geen standaard toelichtende tekst?
De regelgeving vraagt in het geval van gerede twijfel over de continuïteit om een adequate uiteenzetting van de omstandigheden waarin je klant zich bevindt. Die omstandigheden verschillen per klant. Maar ook de gebruiker van de jaarrekening verschilt. Doel van deze uiteenzetting is om de lezer van de jaarrekening juist en volledig te informeren over hoe de situatie bij de klant is.
Maar als accountant heb je toch geen glazen bol? Dat klopt. Van iedere lezer van een jaarrekening mag verwacht worden dat hij of zij begrijpt dat verwachtingen, ook die met betrekking tot de continuïteit, onzeker zijn. Maar het is wel onze taak als accountant om een zo goed mogelijke en transparante weergave te geven van de situatie bij je klant. Maatwerk dus!
Inhoudelijke tips voor een heldere toelichtende tekst
Bij een toelichting gaat het om inhoudelijke zaken. Wat neem je hierin op? NBA Handreiking 1147 over de gevolgen van de coronapandemie voor accountants bij het samenstellen of controleren van de jaarrekening 2020 geeft een aantal handvatten.
- Het gaat niet alleen om de beste inschatting van kwantitatieve gegevens, maar juist ook om de gekozen uitgangspunten en de gevolgen als die uitgangspunten niet uitkomen;
- Hoe gevoelig is de onderneming voor de onzekere gevolgen;
- Hoe afhankelijk is de onderneming van staatssteun;
- In welk segment bevindt de organisatie zich en hoe gevoelig is dat segment voor de gevolgen van de coronapandemie;
- Voor ondernemingen waar een bestuursverslag verplicht is, moet je bij de beoordeling van de toekomstparagraaf in het bestuursverslag alert zijn op materiële inconsistenties met de jaarrekening.
Aan de andere kant is van belang dat je de tekst zodanig structureert dat iedere lezer dezelfde boodschap leest.
Hoe kom je tot een waardevolle tekst als toelichting?
Om je toelichting op te stellen, staat een vraag centraal, namelijk ‘Hoe is de situatie bij de klant?’ Die vraag kun je op twee manieren beantwoorden:
- Je geeft een oordeel als antwoord; of
- Je geeft alleen feitelijke kenmerken van de situatie.
Kies je voor optie 1, dan begin je je tekst gelijk met het oordeel als antwoord. Vervolgens geef je aan waar dit oordeel op is gebaseerd. De basis voor je oordeel haal je uit je verzamelde gegevens. Wat gaf je de ‘gerede twijfel’? Kies je voor 2, dan noem je alleen de relevante feiten die je hebt verzameld. Eigenlijk zeg je: “over dit onderwerp hebben wij de volgende opmerkingen”. Deze feiten presenteer je in een logische volgorde, bijvoorbeeld chronologisch.
Het verschil tussen de opties 1 en 2 is dat 1 meer een minibetoog is en 2 een weergave van feiten zonder oordeel daarover.
Ben je er dan?
Bijna, je hebt nu aandacht besteed aan twee van de drie pijlers voor een goede tekst: inhoud en structuur. De derde is stijl en daarbij gaat het om drie taalkundige aandachtspunten. Allereerst gebruik je taal die de lezer snapt. Bij de ene klant is de stijl meer formeel van aard dan bij de andere klant, maar zorg dat je duidelijk en concreet bent. Ten tweede: schrijf vooral actieve zinnen en probeer de lijdende vorm en naamwoordstijl zoveel mogelijk te vermijden. Tot slot maak je heel concreet duidelijk wie iets doet.
| Dus niet: | Maar: |
| Het bepalen van de winst vindt plaats door afdeling Financiën. | De afdeling Financiën bepaalt de winst. |
| De cijfers worden opgesteld. | De afdeling Financiën stelt de cijfers op. |
Combineer een heldere inhoud, een logische opbouw van je toelichting en een concrete en actieve manier van schrijven. Zo kun je je klant optimaal helpen een transparante toelichting bij de jaarrekening te geven.
Meer weten?
Wil je je verdiepen in schriftelijke communicatie zodat jij jouw klanten een heldere en goed geformuleerde boodschap kunt geven? Volg dan de e-learning Klantgericht communiceren, specifiek voor accountants.