Het klinkt zo makkelijk: je wilt een strategisch plan, een efficiënt proces, een nieuwe werkwijze, kwaliteitsverhogende maatregelen of innovatief idee in jouw organisatie implementeren. Je hebt iets goeds bedacht en zet het intern uit in de aanname dat je iedereen overtuigd hebt. En dan kom je er na een tijdje achter dat bijna niemand het opgepakt heeft. Herkenbaar? In de praktijk blijkt dat veel goede plannen uiteindelijk niet worden ingevoerd en een stille dood sterven.

In de komende weken gaan we je meenemen in de wereld van implementatiekunde. In dit eerste blog gaan we in op wat implementatiekunde is en geven we je inzicht in waarom het zo lastig is om zaken gerealiseerd te krijgen. Vervolgens belichten we vier belangrijke aandachtspunten om jouw plannen succesvol in je organisatie te implementeren.

Waarom implementatiekunde?

Een goed plan kan eigenlijk niet worden uitgerold zonder na te denken over de implementatie. Of anders gezegd: in beeld te hebben wat er nodig is om te zorgen dat ook je collega’s aan de slag gaan met de nieuwe aanpak, werkwijze etc. Een succesvol implementatietraject vraagt vooral om draagvlak, commitment en een concreet stappenplan. De uitdaging zit dus vooral in de communicatie- en proceskant van de implementatie. Hoe zorg je ervoor dat mensen daadwerkelijk aan de slag gaan met een nieuw proces zodat het duurzaam uitgerold én toegepast wordt in je organisatie?

Wat is implementatiekunde?

Implementatiekunde is de vaardigheid om zaken succesvol te realiseren. Het gaat er, naast een goed plan of idee, vooral om dat de gebruikers dit effectief kunnen gebruiken én er de voordelen van inzien. En dat is vaak nog niet zo makkelijk.

We hebben allemaal geleerd om zaken op een bepaalde manier uit te voeren, we hebben onszelf bepaalde gewoonten en routines aangeleerd. Hierop zijn onze hersenen ingericht: er zijn sterke ‘neurologische paden’ aangelegd, zoals dat in de medische wetenschap genoemd wordt. En als je je dan ineens anders moet gedragen, dan is dat ongemakkelijk, kan het weerstand oproepen en voelt het soms zelfs als verlies. En dat gevoel willen wij mensen juist vermijden. En dus is het belangrijk om mensen te verleiden en te overtuigen dat het iets oplevert om van deze aangelegde paden af te wijken. Hoe je dat kunt doen? Hieronder geven we je 4 aandachtspunten om daarmee aan de slag te gaan.

Concretiseer

Wanneer je je plannen heel concreet maakt, zijn ze voor de ander makkelijker te begrijpen. Maak de nut en noodzaak dus heel duidelijk en ben helder in wat van ieder wordt verwacht. Het helpt wanneer mensen snappen wat het oplevert en vooral ook hoe ze dat doel kunnen bereiken. Het moeten veranderen wordt dan willen veranderen. Pas je strategische plan dus aan naar een concreet doel, schets een duidelijk pad hoe dat doel bereikt wordt en wat dit van de ander vraagt. En geef ook de vrijheid om soms links of rechts van dat pad af te wijken, zodat mensen vrijheid ervaren in de wijze waarop ze naar het doel toe bewegen.

Communiceer

Voor de hand liggend, zul je denken: duidelijk zijn in je boodschap en die op constructieve wijze overbrengen helpt om mensen te overtuigen en met je mee te krijgen. Goede communicatie vraagt om je in te leven in de ander en dat is nog niet altijd zo gemakkelijk. In het volgende blog gaan we hier dieper op in.

Motiveer

Veel mensen houden niet van verandering. Het moeten veranderen van gedrag of werkwijze levert vaak weerstand op. Zij hebben dus iets positiefs nodig om in beweging te komen. Dat kunnen bijvoorbeeld positieve reacties zijn van de mensen die al zijn gestart. Of doordat ze al in een vroeg stadium betrokken worden in het plan en actief kunnen meedenken. Zij worden dan ambassadeurs en kunnen de anderen motiveren en meenemen.

Temporiseer

Alles verandert continu: de collega’s waarmee je werkt, de software die wordt geüpdatet, de regelgeving, je klant, maar ook wat vanuit de maatschappij van je wordt verwacht. En het gaat in een razendsnel tempo. Het tempo waarin je een nieuwe werkwijze of tooling doorvoert moet dus wel passen bij de mensen. Ga je te snel? Dan haken mensen af. Maar ga je te langzaam, dan werkt dat ook averechts want de noodzaak om te veranderen is er dan niet.

Ben jij ook bezig met het doorvoeren van een verandering? Sta dan eens stil bij bovenstaande punten. Vraag jezelf kritisch af of je daar voldoende aandacht aan besteedt en hoe je dit misschien nog meer kunt doen!

Meer weten?

Wil je graag samen met je collega’s aan de slag met veranderingen, nieuwe processen en/of andere werkwijzen? Informeer naar ons leertraject Implementatiekunde. We stellen een in company-programma samen dat optimaal aansluit bij de leerdoelen van je organisatie én direct toepasbaar is in jullie dagelijkse praktijk.