Kritonline 143: SKM1 en schaalbaarheid: van verplichting naar kans op kwaliteitsverbetering

In eerdere blogs gingen we in op de inhoud van SKM1. In dit artikel leggen we de nadruk op een belangrijk, maar vaak verkeerd begrepen onderdeel: schaalbaarheid. Wat houdt dit precies in binnen SKM1? En hoe verhoudt het zich tot het verlichte regime binnen de NVKS? Juist voor kleinere accountantskantoren is dit een belangrijk onderwerp, met zowel uitdagingen als kansen.

SKM1: meer dan een set regels

De introductie van SKM1 (Standaard Kwaliteitsmaatregel 1) betekent een fundamentele verandering in de benadering van kwaliteitsbeheersing. Waar eerdere regelgeving (zoals de NVKS en Wta/Bta) veelal gericht was op het voldoen aan checklists en formele eisen, ligt bij SKM1 de nadruk op risicogericht denken. Centraal staat de vraag: wat zijn de kwaliteitsrisico’s binnen mijn kantoor, en hoe beheer ik die effectief? Dit vraagt niet alleen om een andere manier van kijken, maar ook om een andere inrichting van het kwaliteitsmanagementsysteem. En dat geldt voor alle accountantskantoren, ongeacht omvang.

Geen verlicht regime NVKS, maar wél schaalbaarheid

Een belangrijk verschil met de NVKS is dat SKM1 géén verlicht regime kent. Onder de NVKS konden kleine kantoren op sommige punten minder ver gaan, afhankelijk van hun omvang en risico’s. Die ruimte is er onder SKM1 niet meer: alle kantoren moeten voldoen aan alle componenten van het kwaliteitsbeheersingssysteem, inclusief de acht kwaliteitscomponenten die eerder zijn behandeld. Maar er is goed nieuws: schaalbaarheid biedt ruimte voor een passende invulling.

Wat betekent schaalbaarheid in SKM1?

Schaalbaarheid houdt in dat de invulling van het kwaliteitsmanagementsysteem mag variëren naar gelang de aard en omstandigheden van het kantoor. Dat betekent dat kleinere, minder complexe kantoren het systeem anders mogen inrichten dan grotere organisaties – zolang de inhoudelijke doelstellingen van SKM1 worden gehaald. Een dergelijk kantoor hoeft bijvoorbeeld geen formeel beleid op te stellen voor elk aspect, als er op een andere manier maar wordt voldaan aan de verplichting.

Voorbeelden van schaalbaarheid in de praktijk:

• Documentatie van kwaliteitsdoelstellingen, risico’s en maatregelen mag in één overzichtelijk document worden samengevat.

• Monitoring kan informeel plaatsvinden, bijvoorbeeld via regelmatige evaluatie door de direct leidinggevende.

• Informatie over veranderingen in kantooromstandigheden kan via korte overlegmomenten of signaleringen worden beheerd, zonder formeel vastgelegde procedures.

• Eén persoon kan zowel verantwoordelijk zijn voor het opzetten als het uitvoeren en monitoren van het systeem.

Belangrijk hierbij is dat schaalbaarheid niet betekent dat onderdelen mogen worden overgeslagen, maar wél dat de manier waarop je aan de eisen voldoet, flexibel mag zijn.

Grote verandering voor kleinere kantoren

De praktijk wijst uit dat deze verandering vooral kleinere kantoren raakt. In Nederland zijn er ongeveer 2.000 accountantskantoren, waarvan naar schatting ruim 1.500 onder het verlichte regime van de NVKS vielen.

Al deze kantoren moeten nu een vollediger kwaliteitsbeheersingssysteem inrichten, ook al mogen ze dat dus wel op een schaalbare manier doen. Dat betekent: meer inspanning en meer bewustwording, maar ook meer grip op de eigen kwaliteitsprocessen.

Aan de slag

Wil je aan de slag met SKM1 en schaalbaarheid? Begin dan met:

• Het in kaart brengen van je huidige kwaliteitsmanagementsysteem;

• Het identificeren van je belangrijkste kwaliteitsrisico’s;

• Het toetsen van je systeem aan de acht componenten van SKM1;

• Het lezen van de toelichting op SKM1, waarin voorbeelden van schaalbaarheid staan opgenomen.

Zo bouw je stap voor stap aan een systeem dat voldoet aan de norm én past bij jouw organisatie.

Hoewel SKM1 in eerste instantie als ‘extra verplichting’ kan worden ervaren, is het goed om verder te kijken. Door bewust aan de slag te gaan met kwaliteitsdoelstellingen en risico’s, ontstaat meer inzicht in je eigen praktijk. Dat kan niet alleen leiden tot betere beheersing, maar ook tot hogere klanttevredenheid, minder fouten en sterkere reputatie.

Meer weten?

Wil je sparren over de mogelijkheden binnen jouw praktijk? Of zoek je een partner die je helpt bij het inrichten of toetsen van je kwaliteitsmanagementsysteem onder SKM1? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.