Met dit blog vervolgen we onze reeks over het thema regeldruk in de accountancy. De hoeveelheid regelgeving kunnen we niet verminderen, maar wel kunnen we een wereld winnen door de bedoeling ervan goed voor ogen te houden. Want als je het doel en de structuur van de regelgeving helder hebt, wordt het toepassen ervan makkelijker. Standaard 4410 bijvoorbeeld geeft wel aan wat je moet doen, maar niet hoe. De risicogerichte aanpak is een van de manieren om de Standaard toe te passen. Daarom zetten we in dit en de volgende blogs de risicogerichte aanpak van de samenstellingsopdracht centraal. We achterhalen de bedoeling van de regelgeving, we zetten de meest voorkomende misverstanden op een rij én we geven je praktische tips.

De bedoeling van risicogericht samenstellen

De bedoeling van risicogericht samenstellen is de werkzaamheden uit te voeren die relevant zijn voor je klant op het moment dat zij er voor je klant toe doen. Het gaat dus over wat je doet, maar ook over wanneer je wat doet. Dat betekent dat je de administratieve werkzaamheden zo veel als mogelijk tussentijds uit moet voeren. Die werkzaamheden zijn immers door het jaar heen actueel voor je klant. Samenstelwerkzaamheden zien op het mitigeren van de risico’s en het voldoen aan de verslaggevingsregels. En daarvoor heb je goede klantkennis nodig!

Veelvoorkomende misverstanden en tips om ze te voorkomen

Bij het risicogericht samenstellen zijn goede kennis van je klant en je werkzaamheden in de administratieve fase dus essentieel. Hieronder zetten we 3 veelvoorkomende valkuilen hierbij op een rijtje en lichten we toe hoe je die kunt voorkomen.

1. Kennis van de klant zit in het hoofd, maar niet in het dossier

Geregeld bevatten dossiers een beperkte bedrijfsbeschrijving. Nu is dat bij sommige klanten natuurlijk helemaal prima. Denk bijvoorbeeld aan een holding of een pensioen BV. Maar het gros van onze klanten drijft een onderneming met processen die resulteren in de belangrijke posten in de balans en winst- en verliesrekening. En die moet je bij de risicogerichte aanpak vastleggen in de bedrijfsbeschrijving. Want alleen dan kun je de risico’s juist bepalen.

Tip: Ga op basis van je kennis van de klant na welke risico’s er zijn. Dit kunnen ook risico’s zijn op posten in de jaarrekening die qua omvang wellicht niet materieel zijn.

2. De link met de verslaggevingsregels ontbreekt

De kern van samenstellen volgens Standaard 4410 is het voldoen aan de verslaggevingsregels. Juist aan deze aspecten moet je dus aandacht besteden in je samenstelproces, en dat begint bij de bedrijfsbeschrijving. Een voorbeeld:

Een fietsenhandelaar verkoopt fietsen waarbij hij een korting geeft. Daarnaast verkoopt hij onderhoudsabonnementen van 2 of 5 jaar. Deze abonnementen koopt de afnemer direct bij levering van de fiets. Hetzelfde geldt voor de garantie op onderdelen die stuk gaan. Deze kan voor 3 jaar extra boven de fabrieksgarantie van 2 jaar worden afgegeven.

In je dossier -het liefst in de klantbeschrijving van deze klant- beschrijf je hoe de korting, het abonnement en de extra garantie worden verwerkt in de administratie en of dit voldoet aan de verslaggevingsregels. En juist dat verband ontbreekt nog wel eens.

Tip: Begin je samenstelproces met het opnemen van de klantbeschrijving in je dossier en maak dan de koppeling met de verslaggevingsregels.

3. Werkzaamheden in de administratieve fase worden onvoldoende benut

De crux van risicogericht samenstellen is dat je je samenstelwerkzaamheden richt op die posten (risico’s) die er echt toe doen. Voor de niet-materiële en niet-risicoposten verricht je geen of minder diepgaande werkzaamheden, tenminste als de administratie op orde is. In de praktijk zien we echter dat -in situaties waarbij de administratieve fase prima op orde is- accountants risico’s selecteren maar tijdens de uitvoering alle posten op de ‘oude’ wijze samenstellen. En dat is zonde, omdat je feitelijk een deel van de al uitgevoerde administratieve werkzaamheden opnieuw doet.

Tip: Risicogericht samenstellen betekent ook ‘loslaten van je oude gewoonten’. En dat is voor iedereen lastig en vergt tijd. Doe het daarom samen met je team. Formuleer een gezamenlijk doel, visualiseer dat, complimenteer elkaar als het goed gaat, maar steun elkaar ook als het even lastig is.

In de volgende blogs gaan we in op de specifieke misverstanden die op de loer liggen bij de werkzaamheden in de toepassing van materiële en risicoposten bij het risicogericht samenstellen.

Wees eens eerlijk? Benut jij de mogelijkheden van het risicogerichte samenstellen? Of zijn er nog verbeterpunten te behalen? Formuleer deze en ga er samen met je team mee aan de slag!

Meer weten?

Wil je jouw toegevoegde waarde voor je klant versterken? Wil je weten hoe je misverstanden en valkuilen voorkomt bij de risicogerichte aanpak van samenstellingsopdrachten en de mogelijkheden volop benut? Neem dan contact op met Elly van der Velden of Remco van den Akker. Wij helpen jou en je collega’s graag verder.