Kritonline 5: Mkb-advies: hoe rapporteer je?

In de vorige KritOnline heb je kunnen lezen wat je moet doen bij de verschillende typen mkb-advies. Nu geven we je twee voorbeelden hoe je het beste kunt rapporteren.

Voorbeeld 1: een standaard adviesopdracht

Een klant wil een nieuwe auto aanschaffen en vraagt of hij de auto privé of zakelijk moet aanschaffen. Je bespreekt je uitkomsten met je klant en bevestigt deze per mail. De inhoud van zo’n mail is vormvrij maar moet op basis van de regelgeving toch enkele zaken omvatten. Naast de vraag en uitgangspunten geef je kort aan welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd, wat de uitkomst is en wat de verspreiding is van je advies.

Een dergelijke mail kan er dan als volgt uitzien:

Beste klant,
U heeft mij gevraagd na te gaan of de aanschaf van uw nieuwe auto fiscaal gezien het beste privé of zakelijk kan plaatsvinden. Ik heb voor u een berekening gemaakt waarbij ik als uitgangspunten heb gehanteerd: 

• X zakelijke en Y privé kilometers per jaar
• Aanschafwaarde auto Z 
• Cataloguswaarde C en de verwachte restwaarde R
• Naar verwachting rijdt A jaar met de auto
• Jaarlijkse kosten van de auto K

Ik heb geen rekening gehouden met incidenteel onderhoud maar wel dat u de btw kunt terugvorderen bij zakelijke aanschaf. Op basis van deze informatie levert zakelijke aanschaf u jaarlijks V aan voordeel op. 

Deze mail en de berekening in de bijlage is alleen voor intern gebruik bedoeld en er zijn geen andere werkzaamheden uitgevoerd dan hierboven genoemd. 

Met vriendelijke groet,
Accountant

Voorbeeld 2: een specifieke adviesopdracht

Je klant wenst een bedrijfspand aan te schaffen en vraagt je hierin om advies. Moet hij dit pand binnen de huidige juridische structuur of een andere aankopen?

Je rapporteert je conceptadvies tussentijds en mondeling met je klant. Je definitieve advies rapporteer je schriftelijk. Dit adviesrapport omvat de volgende elementen:

• het doel van de opdracht;
• een samenvatting van de opdracht plus eventuele wijzigingen daarin;
• de opmerking dat geen zekerheid wordt verstrekt;
• de adviesdiensten die niet zijn uitgevoerd;
• je advies en de onderbouwing daarvan;
• de verspreidingskring.

Besef dus goed….

De schriftelijke rapportage is het eindproduct van je advies. Omdat hiervoor geen standaarden en voorbeelden aanwezig zijn en iedere adviesopdracht verschilt, verdient deze rapportagevorm extra aandacht.