Stel, je ontvangt een mail van je accountant waarin hij je vraagt om bepaalde informatie aan te leveren. Hij sluit de mail als volgt af:

Markeer je deze mail als urgent in je inbox? Het antwoord zal waarschijnlijk nee zijn, want de schrijver geeft in zijn mail geen concrete deadline en hij maakt ook niet duidelijk wat het belang voor jou is om tijdig te reageren. En aangezien je nog genoeg andere mails met deadlines hebt liggen, verdwijnt dit bericht vast snel uit je gedachten. En dat was vast niet wat je accountant met zijn bericht wilde bereiken. Dit voorbeeld laat duidelijk zien dat een concrete afsluiting een belangrijk aandachtspunt is voor het schrijven van een professionele e-mail. Maar er zijn meer elementen die je in je mailbericht kunt toepassen om je doel te bereiken.

 

  1. Het onderwerp is meer dan een onderwerp

Maak je onderwerpregel zo concreet mogelijk. In veel mailprogramma’s staat in de mailtemplate het woord ‘Onderwerp’ in de onderwerpregel. En wat zet je daarachter? Het onderwerp. Logisch toch? Maar eigenlijk is dat woord misleidend. Je wilt namelijk niet alleen het onderwerp lezen, bijvoorbeeld Jaarrekening 2018, maar juist ook wat de schrijver je over dit onderwerp in zijn bericht gaat vertellen. Neem in ‘Onderwerp’ dus wat meer informatie op om de lezer zo concreet mogelijk te informeren waar de mail over gaat. In plaats van Jaarrekening 2018, zou je bijvoorbeeld beter kunnen schrijven: Drie vragen over dividend in jaarrekening 2018.

Een concrete onderwerpregel helpt niet alleen bij het beoordelen van de inhoud van de mail, maar ook bij het zoeken naar een bepaald bericht. Ondanks de geavanceerde zoekopties in mailprogramma’s zoeken veel maillezers een bericht op met behulp van de titels in de onderwerpregel. Dat gaat een stuk makkelijker als de onderwerpregel veel informatie geeft.

 

  1. Beloofd is beloofd

Schrijf in de opening van je mail wat je gaat doen en doe dat dan ook. Lezers hebben behoefte aan kaders. Als je bijvoorbeeld in de opening van een bericht leest dat er drie vragen aan bod zullen komen dan kun je je daarop voorbereiden. Met duidelijkheid aan het begin, maak je het je lezer gemakkelijk om snel de inhoud van de mail te snappen. Houd er wel rekening mee dat je ook waarmaakt wat je zegt in je openingszin.  Drie vragen zijn drie vragen en niet vier of twee.

Hoe voorkom je dat je opening en de feitelijke inhoud van je mail niet op elkaar aansluiten? Veel mailschrijvers schrijven lineair. Ze beginnen bij het begin en schrijven toe naar het eind. Het kan goed helpen om je mailbericht te beginnen met de feitelijke inhoud en daarna pas de opening van de mail te schrijven. Zo ben je veel beter in staat om de opening aan te laten sluiten op de kernboodschap.

 

  1. Wanneer wil je het hebben?

Noem een deadline aan het eind van je mail. In het voorbeeld in het begin van dit artikel werd al duidelijk dat dit een belangrijk element van een goede e-mail is. Vaak is beleefdheid de reden om geen specifieke deadline te noemen. Schrijvers denken dat het dwingend overkomt. Dat is inderdaad het geval als je schrijft: u moet ons uiterlijk 7 november de vereiste stukken mailen. En als je nog verder wilt gaan, omschrijf je ook de vreselijke consequenties als de klant dat niet doet. Maar het kan ook anders: we stellen het zeer op prijs wanneer u ons de stukken voor 7 november mailt. Duidelijk, vriendelijk en concreet.

Als je iets wilt van de ander, maak dan concreet wát je precies wilt en geef aan wanneer je het wilt hebben. Nog beter is het als je ook het voordeel voor de lezer benoemt wanneer deze op tijd reageert. What’s in it for your reader?

 

Wil je meer uit je e-mailcommunicatie halen en beter worden in het schrijven van professionele e-mails? Kriton biedt drie specifieke e-learnings en blended trainingen aan. Professionele e-mails schrijven voor accountants, Professionele e-mails schrijven voor juristen en fiscalisten en Professionele e-mails schrijven voor stafdiensten. Na deze e-learning ben je ten eerste in staat om mails te schrijven die objectief en kernachtig de boodschap verwoorden. Ten tweede schrijf je mails klantgericht zijn door een transparante opbouw. Tot slot benadrukken jouw mails je professionele kwaliteiten. Wil je je inschrijven of heb je vragen? Dan kun je altijd contact met ons opnemen.