Je team en jij zijn druk bezig met een opdracht voor je klant. Dan belt de manager met de vraag wanneer zij kan reviewen. Om een goed antwoord te geven op deze vraag heb je inzicht nodig in de voortgang van je eigen werk, maar ook het werk van je teamleden. Hoe zorg je ervoor dat je bovenop de opdracht blijft zitten zonder bedolven te raken onder de details?
Maak zichtbaar wat je doet!
Mensen denken vaak in beelden. Dit maakt het verwerken van complexe informatie eenvoudiger. Ook bij het houden van overzicht in de voortgang van een opdracht kan het helpen om het werk zichtbaar te maken. Dit noemen we visual management. Deze methode is gebaseerd op de principes van Lean. Lean is een business strategie en vooral een manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde voor de klant in alle processen.
Een voorbeeld hiervan is het Kanban-bord. Op dit bord zie je in de kolommen de status van de werkzaamheden, bijvoorbeeld: Nog te doen, Onderhanden, Gereed voor review en Afgerond. Met speciale kaartjes kun je de werkzaamheden verschuiven op het bord. Nu ziet iedereen op elk moment wat de status is van het werk en wat de actie is die moet worden uitgevoerd.
Het succes van een Kanban-bord is erg afhankelijk van hoe je het inzet met je team. Als je met het team op locatie zit kun je kiezen voor een fysiek Kanban-bord. Als de teamleden verspreid zitten, dan kun je gebruikmaken van een digitale tool zoals Trello of Microsoft Planner. Kies een manier die voor jou werkt.
Hoe zet je visual management succesvol in?
Een belangrijke randvoorwaarde voor visual management is dat je beschikt over actuele informatie. Dit is de verantwoordelijkheid van ieder teamlid en alleen samen kun je het Kanban-bord laten slagen. Een goed hulpmiddel hierbij is de dagstart. Wat dat is en hoe je dit combineert met het Kanban-bord bespreken we in een volgend blog.
Wil je ook op ieder moment overzicht houden in je werk? Ga dan aan de slag met visual management. Met zicht komt overzicht!