Je denkt waarschijnlijk: dat is een vreemde combinatie! Hoezo ‘controls’ en tegelijk een ‘kans in coronatijd’? Nou, die kans is er zeker, want de ‘zachte’ kant van het werk van accountants speelt juist nu een hele belangrijke rol. In deze Kritonline lichten we toe hoe je soft controls effectief en doelgericht voor je klant kunt inzetten.


Wat zijn soft controls?

Een eenduidige definitie is er (nog) niet. Het gaat bij soft controls in ieder geval om niet-tastbare, gedragsbeïnvloedende factoren in een organisatie. Om (beheersings)maatregelen dus, die op indirecte manier richting geven aan het functioneren of gedrag van medewerkers.

Soft controls worden nogal eens verward met soft skills, ofwel sociale en communicatieve vaardigheden. Soft controls betreffen echter de maatregelen die invloed hebben op bijvoorbeeld loyaliteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers in een onderneming. Deze maatregelen ‘raken’ de persoon zelf. Over soft skills kan een persoon van nature beschikken, zoals omgangsvormen. Soft controls zijn moeilijker waarneembaar dan soft skills, maar kunnen wel erg effectief zijn.


Waar liggen de kansen van soft controls?

In het mkb zijn hard controls, zoals functiescheiding en het vier ogen-principe, niet altijd goed vorm te geven. Dit maakt dat juist in het mkb gedragsbeïnvloeding door soft controls enorm waardevol kan zijn. Dit biedt namelijk een aanknopingspunt om je klant te ondersteunen in het beheersen van risico’s en het behalen van zijn doelstellingen!

NEMACC heeft onderzoek gedaan naar de manier waarop soft controls in het mkb kunnen worden ingezet. In dit onderzoek wordt uitgegaan van vijf dimensies van soft controls.


Een voorbeeld

Je kent het wel. Tijdens je werkzaamheden signaleer je veranderingen bij je klant. De marktomstandigheden wijzigen, IT-toepassingen worden complexer of de privéomstandigheden zijn uitdagend. Dit zijn signalen dat ook veranderingen in soft controls kunnen optreden of noodzakelijk zijn. Aan de hand van 5 vragen -de Quick Scan- krijg je hier snel inzicht in. Vervolgens kun je de door de Hogeschool Rotterdam ontwikkelde ‘soft controls scan’ inzetten.

Met deze scan zet je anoniem online vragenlijsten uit waarin -door een beperkte tijdsinvestering van medewerkers (15 minuten)- een beeld ontstaat van de effectiviteit van soft controls. Met de uitkomsten kun je je klant een spiegel voorhouden. Aan de hand van de 5 dimensies van soft controls kun je de uitkomsten met je klant bespreken. Ook kun je uit de quick scan suggesties halen hoe de score verbeterd kan worden. Het gaat dan om de balans tussen hard en soft controls. Zie hieronder een voorbeeld van de dimensie ‘vertrouwen’.


Gaat het alleen maar over advisering in het mkb?

Nee, je kunt de soft controls scan ook inzetten in de fase van klant- en opdrachtacceptatie. Of intern bij de organisatie waar je werkzaam bent. We kennen allemaal wel voorbeelden van een ‘onderbuikgevoel’ waar je niet precies de vinger op kan leggen. De scan biedt je meer houvast.

Ook kun je soft controls inzetten bij het uitvoeren van de samenstel- of controleopdracht. Immers, soft controls bepalen mede het risicoprofiel van je klant en dat is weer van invloed op de jaarrekening!


Meer weten over soft controls?

Wil je ook aan de slag met soft controls? Goed nieuws, de guidance van NEMACC en de tool zijn vrij beschikbaar voor alle accountants via MijnNBA.nl.

Wil je meer kennis en ervaring opdoen voordat je soft controls inzet bij je klant? Volg dan de training ‘Breng je klant in soft control’.