Het proces van opvragen en ontvangen van documenten (PBC) blijkt in de praktijk vaak stroperig te verlopen. De ontvangen stukken voldoen in veel gevallen niet aan jouw eisen of worden niet of te laat opgeleverd. Dat neemt kostbare tijd in beslag. Tijd die je vaak niet hebt. In deze Kritonline krijg je 6 praktische tips om te komen tot een beter PBC-proces.


1. Stel een persoon verantwoordelijk

Bij vragen over de PBC-lijst word je soms van het kastje naar de muur gestuurd. Dit komt omdat de op te leveren stukken afkomstig zijn uit verschillende lagen binnen de organisatie van je klant. Het helpt dan om één persoon binnen jouw team en één persoon bij je klant verantwoordelijk te maken voor de oplevering van de stukken. Alle communicatie over de PBC-lijst vindt dan uitsluitend plaats tussen deze twee personen.


2. Maak afspraken over de oplevering

Het is belangrijk om duidelijk de wederzijdse verwachtingen af te stemmen over het PBC-proces. Je kunt dan denken aan zaken zoals de verwachte kwaliteit en kwantiteit van de opgevraagde documenten en het tijdstip van opleveren. Leg deze afspraken schriftelijk vast.


3. Vraag niet meer dan noodzakelijk

Als je meer documenten opvraagt dan noodzakelijk, dan zadel je de klant op met extra werk om alle stukken te verzamelen. Ook kost het jouw team meer tijd om uit alle ontvangen documenten de relevante informatie te halen. Kijk daarom kritisch welke documenten je daadwerkelijk nodig hebt voor het uitvoeren van je werkzaamheden. Een goed uitgangspunt is het dossier van voorgaand jaar.


4. Vermijd accountantstermen

In veel PBC-lijsten staan begrippen zoals ‘specificatie’ en ‘verloopstaat’. Deze begrippen zijn voor de doorgewinterde accountant gesneden koek. Jouw klant is hier echter niet altijd mee bekend. Als je ervoor kiest om deze begrippen te gebruiken, dan moet je goed uitleggen wat je bedoelt. Je kunt er ook voor kiezen om aan te sluiten bij de terminologie die je klant hanteert voor dergelijke stukken.


5. Houd je klant aan de afspraken

Heb je eenmaal afspraken gemaakt met je klant, dan wil je ook dat je klant zich aan de afspraken houdt. Geef daarom bij je klant duidelijk aan wat het betekent als de oplevering van de stukken onvolledig is of niet voldoet aan de gevraagde kwaliteit. Mogelijke gevolgen zijn het uitstellen van de werkzaamheden of het in rekening brengen van eventuele inefficiënties.


6. Weet wat er speelt bij je klant

Een PBC-lijst is niet in beton gegoten. Het is goed denkbaar dat zich bij je klant bepaalde zaken voordoen die je bij het opstellen van de PBC-lijst nog niet had voorzien. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke discontinuïteit of het vormen van een reorganisatievoorziening. Door bij je klant de vinger aan de pols te houden kun je hierop inspelen en tijdig aanvullende documenten opvragen.


Bespaar kostbare tijd en gebruik de tijdwinst van deze tips om meer waarde toe te voegen voor je klant!


Wil je nog meer invloed uitoefenen op het PBC-proces?

Volg dan onze training ‘Hoe voorkom je een valse start’. In deze classroomtraining gebruik je de Lean-principes om elke opdracht goed van start te gaan.