De LOR (letter of representation, of ‘bevestigingsbrief’) is bij iedere opdracht een belangrijk onderdeel, maar zeker in coronatijd. Je wilt immers meer dan voorheen weten of je alle gegevens van je klant hebt ontvangen over bijvoorbeeld schattingsposten. Wat moet er precies in staan? Wie mag de LOR ondertekenen? Hoe realiseer je een juiste datering als dit digitaal gaat? En wie ondertekent de LOR bij een recente bestuurswijziging? We zetten alle antwoorden voor je op een rij.


Wat is de inhoud van de LOR?

Het doel van de LOR is om erkenning te vragen bij het management voor de jaarrekening. Bij controleopdrachten gebeurt dit verplicht via een brief. Bij een samenstellingsopdracht kan erkenning ook plaatsvinden door ondertekening van de (concept) jaarrekening door de klant of door vastlegging in een bespreekverslag.

In de LOR worden klantspecifieke onderwerpen opgenomen zoals continuïteit, fraude of dividenduitkeringen, maar bijvoorbeeld ook de veronderstellingen van het management over schattingsposten. Maak van de LOR dus altijd maatwerk, vooral in deze onzekere tijden.


Wie ondertekent de LOR?

Standaard 580 inzake ‘Schriftelijke bevestigingen’[1] spreekt over ‘management’. Het ‘management’ zijn degenen die verantwoordelijk zijn voor het ‘opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening’. Dit kan ook één persoon zijn. Degene die de LOR mag ondertekenen is dus degene die verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening. Dit is feitelijk degene die de rechtspersoon mag vertegenwoordigen. Meestal is dat de bestuurder, een van de bestuurders of het gehele bestuur gezamenlijk.


[1] De algemene Standaarden zijn niet verplicht voor aan assurance verwante en overige opdrachten maar kunnen wel richtinggevend zijn.


En in het geval van een bestuurswijziging?

Het komt voor dat recent een bestuurswijziging heeft plaatsgevonden bij je klant en dat nu de jaarrekening wordt opgemaakt. Wie moet dan de LOR (en de jaarrekening) ondertekenen? De oude of de nieuwe bestuurder? Het antwoord is de nieuwe bestuurder. Dat is immers degene die de rechtspersoon mag vertegenwoordigen. De oude bestuurder is geen bestuurder meer en kan dus de rechtspersoon ook niet (meer) vertegenwoordigen. Dat betekent overigens niet dat de nieuwe bestuurder verantwoordelijk is voor de daden van de oude bestuurder.


Wat is de datum van de LOR?

De datum van de LOR ligt ná afronding van alle inhoudelijke werkzaamheden en vóór afgifte van de controle- of samenstellingsverklaring. De tijd tussen de datum van de LOR en afgifte van de verklaring kan niet te ruim zijn. Als accountant moet je alle bekende informatie tot en met de datum van de verklaring in aanmerking nemen als je de verklaring afgeeft. In de praktijk geldt veelal als regel dat slechts enkele werkdagen mogen liggen tussen de datum van de LOR en afgifte van de verklaring.


Wat doe je als er langere tijd zit tussen de datum van de LOR en de afgifte van de verklaring?

Dan doe je navraag bij het management naar de gebeurtenissen ná datum van de LOR. De uitkomsten van deze navraag documenteer je in je dossier. Uiteraard kan ook een nieuwe LOR worden opgevraagd. Juist in de huidige omstandigheden is het van belang dat je de LOR zo kort mogelijk voor afgifte van je verklaring ontvangt. In onzekere tijden kan immers van dag tot dag de situatie anders zijn. Pas hier dan ook je interne proces op aan.


En hoe ga je om met de juiste datering bij online ondertekening?

Door de coronabeperkingen vinden veel besprekingen online of telefonisch plaats. Ook het ondertekenen van de LOR en jaarstukken gaat steeds meer digitaal. De klant wil graag alle stukken in één keer tekenen: zowel de jaarrekening, notulen, bevestiging bij de jaarrekening als de goedkeuring van de aangifte. Maar als accountant kun je de verklaring pas verstrekken als de bevestiging bij de jaarrekening is getekend. De enige oplossing is om de ondertekening toch in twee stappen te doen. Dus eerst de getekende LOR verkrijgen en pas daarna de jaarstukken met notulen, fiscale aangiften e.d. voor ondertekening verzenden. En ook hier geldt: let op dat de periode tussen ondertekening van de LOR en de jaarstukken niet te lang is.


Meer weten over het schrijven van een goede LOR?

Een LOR hoeft niet moeilijk leesbaar te zijn. Zorg voor een toegankelijke brief zonder te veel vakjargon, zodat je klant de inhoud ervan goed begrijpt. In de e-learning ‘Klantgericht formuleren voor accountants’ leer je een klantgerichte LOR te formuleren.