We kennen het allemaal wel. De klant heeft niet alle stukken opgeleverd, maar de jaarrekening moet toch af. Je collega heeft een lange takenlijst waardoor jouw stuk niet wordt meegelezen. Of je voert werkzaamheden uit waar je eigenlijk niet zo goed in bent.
Allemaal niet echt effectief. We zetten 7 verspillingen op een rij en geven je tips om ze op te lossen. Ook in een thuiswerksituatie.
1: Wachten
Wachten komt veel voor. Wachten op stukken van de klant nu je niet fysiek bij die klant kunt zijn. Of op het antwoord van je collega-fiscalist die momenteel druk is met de fiscale maatregelen. Of wachten tot de bespreking met de klant is geweest.
Tip: Denk en plan vooruit. Plan het hele jaarrekeningproces inclusief review en bespreking met de klant voordat je start. Houd geregeld een call met je klant om de voortgang te bespreken. En plan tijd voor uitloop. Dat scheelt een hoop wachttijd!
2. Meer doen dan nodig (overproductie)
Overproductie is de grootste en meest lastig op te lossen verspilling. Maar ook een waar je het meeste rendement uit kunt halen.
Toch maar even dat document extra aan het dossier toevoegen. Of meer toelichtingen opnemen in de jaarrekening dan strikt noodzakelijk en waar de klant misschien helemaal niet op zit te wachten. Natuurlijk is de jaarrekening ons visitekaartje en moeten zo nodig toelichtingen over de gebeurtenissen na balansdatum en/of continuïteit worden opgenomen. Maar als de klant al weet wat de cijfers zijn en niet wenst te betalen voor meer informatie, dan kun je je afvragen wat de toegevoegde waarde is van het opnemen van niet verplichte zaken.
Tip: Vraag je klant welke output hij wanneer wenst te ontvangen en doe niet meer dan dat. En vraag niet meer documenten op dan je nodig hebt. Dit voorkomt dat je meer doet dan noodzakelijk.
3: Voorraad
Alweer een lange rij af te werken mails? Raak je het overzicht kwijt? Of vragen collega’s of klanten waar je reactie blijft? Allemaal verspilling.
Tip: Voer één opdracht per keer uit, handel acties direct af en reduceer onnodige mails door te bellen of te ‘videobellen’.
4: Talent
Doen waar je goed in bent en de zaken die je niet liggen aan een ander overlaten. Ook dat draagt bij aan een effectief proces. Als je niet goed bent in het lezen van een juridisch stuk, laat dat dan een collega doen die dat wel ligt. Jij bent waarschijnlijk weer beter in andere dingen.
Tip: Ken je eigen talenten en die van je collega’s en maak hier gebruik van.
5. Fouten
Het is logisch dat iets de eerste keer goed doen bijdraagt aan een effectief proces. Fouten moet je namelijk herstellen, wat tijd kost en geen waarde toevoegt voor de klant. Natuurlijk kun je het maken van fouten niet voorkomen. Sterker nog, het maken van fouten vergroot de leercurve. Maar het is wel een verspilling.
Tip: Leer met elkaar van de gemaakte fouten.
6. Overbewerking
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het (onnodig) meerdere versies van een jaarrekening opstellen voordat je komt tot het definitieve stuk.
Tip: Zorg dat in het bespreekdocument met de klant alle zaken zijn verwerkt zodat je die (vrijwel) direct definitief kunt afronden.
7. Transport en beweging
Bij transport kun je denken aan het heen en weer versturen van documenten per mail tussen klant en team. In de situatie dat je niet fysiek bij de klant aanwezig kunt zijn, ligt deze verspilling snel op de loer.
Tip: Bedenk vooraf goed welke informatie je nodig hebt. Stel je vragen in één keer aan de klant en zorg dat de lijst met op te leveren stukken aansluit op wat de klant kan leveren.
Het verbeteren van de processen is een continu aandachtspunt. Kriton geeft inzicht in de mogelijke verbeterpunten en helpt bij het creëren van bewustwording. Of het nu gaat om het controle-, samenstel- of adviesproces. Ook dat is prestatieverbetering.