Het klinkt gemakkelijk: een e-mailtje schrijven. Iedereen doet het, elke dag. Maar schrijf jij jouw e-mails wel effectief? Zodanig dat je lezer de boodschap die je in je mail wil overbrengen, ook direct goed begrijpt? In dit blog geven we je aan de hand van een voorbeeld 3 handige tips om jouw volgende e-mail zo efficiënt mogelijk op te stellen. Zo weet je zeker dat je je lezer, en dus je doel, bereikt!


Een voorbeeld

Stel, je ontvangt een e-mail van je accountant waarin hij je vraagt om bepaalde informatie aan te leveren. Hij opent de e-mail als volgt:

Drie dingen vallen je waarschijnlijk direct op.

Wanneer je het onderwerp leest, is je ten eerste vast niet helemaal duidelijk waar deze mail precies over gaat. Waarom krijg je deze vragen? Ten tweede weet je niet wat de schrijver wil dat je nu precies met de vragen doet. En ten derde staat er niet in of je deze vragen voor een bepaalde datum moet beantwoorden. En dat zijn precies de drie belangrijkste onderdelen in een e-mail die we hier verder toelichten. We geven je praktische tips om efficiënte e-mails te schrijven, die je vanaf nu direct kunt gebruiken bij je eerstvolgende e-mailbericht.


Tip 1: Het onderwerp is meer dan een onderwerp

Maak je onderwerpregel zo concreet mogelijk. In veel mailprogramma’s staat in de mailtemplate het woord ‘Onderwerp’ in de onderwerpregel. En wat zet je daarachter? Het onderwerp. Logisch toch? Maar eigenlijk is dat woord misleidend. Je wilt namelijk niet alleen het onderwerp lezen, bijvoorbeeld Vragen, maar juist ook wat de schrijver je over dit onderwerp in zijn bericht gaat vertellen. Neem in ‘Onderwerp’ dus meer informatie op om de lezer zo concreet mogelijk te informeren waar de mail over gaat. In plaats van Vragen, zou je bijvoorbeeld beter kunnen schrijven: Drie vragen over dividend in jaarrekening 2021. Dus:

Een concrete onderwerpregel helpt niet alleen bij het beoordelen van de inhoud van de mail, maar ook bij het zoeken naar een bepaald bericht.


Tip 2: Het belangrijkste vooraan

Schrijf in de opening van je mail kort de aanleiding voor je bericht, en wat je lezer kan verwachten in de e-mail. Benoem dan de belangrijkste boodschap op een nieuwe regel. Als je bijvoorbeeld in de opening van een bericht leest dat volgens afspraak drie vragen over dividend aan bod komen, dan geef je daarna aan wat je van de klant wilt: de antwoorden! Dat is de belangrijkste boodschap voor de lezer en die moet je zo snel mogelijk geven op een duidelijk vindbare plek. Maak daarna ook waar wat je hebt aangekondigd, namelijk dat je drie vragen gaat stellen. Drie vragen zijn drie vragen, dus niet vier of twee.

Het kan helpen om bij het schrijven van je mail te beginnen met de feitelijke inhoud en daarna pas de opening van de mail te schrijven. Zo ben je veel beter in staat om de opening goed aan te laten sluiten op de kernboodschap.


Tip 3: Wanneer wil je het hebben?

Bij tip 2 noemden we de belangrijkste boodschap van een e-mail. In het voorbeeld wil de schrijver graag antwoorden op de vragen over dividend in de jaarrekening. Maar dat is natuurlijk niet alles. Noem ook een deadline en herhaal die eventueel aan het eind van je mail. Vaak denkt de schrijver van de e-mail dat een deadline nogal dwingend overkomt en laten zij die uit beleefdheid weg. Dat is inderdaad het geval als je schrijft: u moet ons uiterlijk 7 maart de vereiste stukken mailen. Maar je kunt ook beleefd én duidelijk tegelijk zijn. Bijvoorbeeld als je schrijft: we stellen het op prijs wanneer u ons de stukken voor 7 maart mailt. Duidelijk, vriendelijk en concreet.

Als je iets wilt van de ander, maak dan concreet wát je precies wilt en geef aan wanneer je het wilt hebben. Nog beter is het als je ook het voordeel voor de lezer benoemt wanneer deze op tijd reageert. Stel jezelf dus altijd de vraag: what’s in it for your reader? Bijvoorbeeld:


Een efficiënte e-mail schrijven lijkt makkelijker dan het is. Wees in ieder geval op alle vlakken zo duidelijk en concreet mogelijk. En dat vraagt aandacht en denkwerk vooraf.


Meer weten over doeltreffende e-mailcommunicatie?

Wil je meer uit je e-mailcommunicatie halen en beter worden in het schrijven van professionele e-mails? Bekijk dan onze trainingen Professionele e-mails schrijven voor accountants, Professionele e-mails schrijven voor juristen en fiscalisten en Professionele e-mails schrijven voor stafdiensten, die jou helpen je boodschap optimaal over te brengen.