Kritonline 85: Duurzaamheidsinnovatie in de jaarrekening

Veranderende tijden vragen om nieuwe ideeën. Om in te spelen op duurzaamheid investeren ondernemingen steeds vaker in innovatieve ideeën. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van maatwerksoftware om het effect van hun producten of diensten op het milieu te kunnen meten. Of de ontwikkeling van een volledig nieuw product, zoals een elektrische auto die met behulp van zonne-energie kan opladen. En nu vraagt je klant jou als accountant of deze kosten in de jaarrekening kunnen worden geactiveerd of niet. In dit blog leggen we uit hoe je duurzaamheidsinnovaties verwerkt in de jaarrekening.

Onderzoek of ontwikkeling?

Allereerst maken de verslaggevingsregels onderscheid tussen onderzoeks- en ontwikkelingskosten. Dit onderscheid wordt gemaakt, omdat het risico bestaat dat je kosten activeert waar geen toekomstige opbrengsten tegenover staan. Dit zijn namelijk de vereisten voor activering van een actief. Onderzoek bevindt zich in een fase waarin nog onduidelijk is of de innovatie in de toekomst voordelen zal genereren. Bij de ontwikkelingsfase is de verwachting dat dit wel het geval zal zijn. Immers, een klant zal pas een prototype bouwen als de innovatie toekomstige baten oplevert. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van onderzoekskosten en ontwikkelingskosten.

6 voorwaarden voor activering

Kosten van onderzoek mag je nooit activeren, maar moet je verwerken als last in de winst-en-verliesrekening. Ontwikkelingskosten kun je alleen activeren als is voldaan aan 6 specifieke voorwaarden. Deze voorwaarden zijn een nadere uitwerking van de activeringscriteria.

Eisen voor activering ontwikkelingskosten:

1. Het is technisch uitvoerbaar om het immaterieel vast actief te voltooien, zodat het kan worden gebruikt of verkocht.
2. Je klant heeft de intentie om het actief te voltooien en het zelf te gebruiken of te verkopen.
3. Je klant heeft het vermogen om het actief te gebruiken of te verkopen.
4. Duidelijk is hoe het immaterieel vast actief waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren. Is er bijvoorbeeld een markt? Of kan het actief binnen de eigen onderneming worden gebruikt?
5. Er zijn adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en het actief te gebruiken of te verkopen.
6. De uitgaven van de ontwikkeling zijn betrouwbaar vast te stellen.

Kleine rechtspersonen mogen alleen de ontwikkelkosten activeren als aan alle eisen is voldaan. Zij hebben dus ook de keuze om de ontwikkelingskosten als last in de winst-en-verliesrekening te verwerken. Voor middelgrote ondernemingen is activering verplicht als aan alle voorwaarden is voldaan.

Wettelijke reserve

Voor geactiveerde ontwikkelingskosten moet je een wettelijke reserve vormen. Het maakt daarbij niet uit of de kosten bestaan uit eigen uren of uit kosten voor bijvoorbeeld ingehuurde specialisten. Voor onderzoekskosten mag je nooit een wettelijke reserve aanhouden. Deze kosten verwerk je immers direct als last in de winst-en-verliesrekening in het jaar dat zij zich voordoen.

Als het aan te houden bedrag van de wettelijke reserves hoger is dan de totale reserves, dan breng je het verschil ten laste van de overige reserves. De overige reserves kunnen hierdoor negatief worden.

Ga na in welke fase een duurzaamheidsinnovatie van je klant zit en bepaal aan de hand van de 6 voorwaarden of je de kosten mag activeren. Op die manier kun je je klant tijdig adviseren over de juiste verwerkingswijze.

Meer weten?

Wil je meer weten over een juiste toepassing van de verslaggevingsregels en je kennis en vaardigheden een boost geven? Volg dan de training Update verslaggeving mkb-praktijk. Na deze training ben je op de hoogte van de belangrijkste verslaggevingsissues. Ook weet je hoe je een vraagstuk van je klant het beste kunt aanpakken en oplossen.