Sinds begin 2020 is het collegiaal overleg weer opgenomen in de VGBA. In de praktijk rijst geregeld de vraag hoe dit collegiaal overleg verband houdt met je vertrouwelijkheid. Dus: wat mag je in het collegiaal overleg wél en wat mag je niet zeggen tegen de opvolgend accountant? In dit blog geven we je antwoord op deze vraag. Maar eerst geven we aan waarom en wanneer je collegiaal overleg moet toepassen.
Waarom collegiaal overleg?
Accountants moeten de integriteit van hun klant nagaan voordat zij een opdracht aanvaarden. Dat doe je op basis van informatie van je klant en derden. Een voorbeeld van dat laatste is collegiaal overleg. Het collegiaal overleg kan je waardevolle extra informatie opleveren om na te gaan of je de klant wel of niet kunt accepteren.
Wanneer is collegiaal overleg verplicht?
De VGBA bepaalt dat je alleen collegiaal overleg moet uitvoeren bij een controle-, beoordelings- of samenstellingsopdracht van historische financiële informatie (lees: een jaarrekening). Het gaat dan om overleg met accountants die bij de (potentiële) klant eenzelfde opdracht uitvoeren, of de afgelopen 2 jaar hebben uitgevoerd.
Verkrijg je alleen een opdracht tot het opstellen van een prognose, een adviesopdracht of een 4400(N)-opdracht? Dan hoef je dus géén collegiaal overleg te voeren. Dat mag uiteraard wel – en is in veel gevallen ook aan te raden – maar verplicht is het niet. Vraagt je klant je om naast deze opdracht ook de jaarrekening samen te stellen, te beoordelen of te controleren? Dan moet je wel een collegiaal overleg houden. Maar neem je een opdracht over van een collega van je kantoor, dan kan collegiaal overleg weer achterwege blijven.
En hoe ga je om met het beginsel ‘vertrouwelijkheid’?
Een belangrijke vraag. Vertrouwelijkheid is immers een van de grondbeginselen van ons beroep als accountant. Echter, de VGBA kent ook vijf uitzonderingen op dit beginsel.
Beknopt overzicht van de uitzonderingen in de VGBA op het fundamentele beginsel vertrouwelijkheid:
- Verplicht wettelijk voorschrift
- Bevoegd wettelijk voorschrift
- Gerechtelijke procedure of klantprocedure
- Schriftelijke toestemming van je klant
- Professionele dienst bij dezelfde organisatie
Een voorbeeld van de eerste uitzondering is de melding bij de FIU van een ongebruikelijke transactie. Je geeft in dat geval immers vertrouwelijke informatie van je klant door terwijl de klant daarvan niet op de hoogte is. Een voorbeeld van de derde uitzondering is een procedure bij de Accountantskamer.
Maar ook in het geval van een uitzondering is altijd zorgvuldigheid vereist; de uitzondering ziet alleen op die gegevens die in de betreffende situatie van belang zijn.
Wat mag of moet je als voorgaande accountant dan wel (of niet) zeggen?
Je hebt als voorgaande accountant geen toestemming nodig van je voormalige klant om het collegiaal overleg te beantwoorden. Dit gaat immers over de vraag of er belemmeringen zijn voor de opvolgend accountant om de opdracht te aanvaarden. Maar ook dan moet je als accountant vertrouwelijk omgaan met de gegevens van je klant en kun je niet zomaar informatie verstrekken aan de opvolgend accountant.
Er zijn echter uitzonderingen waarin je als voorgaande accountant wel vertrouwelijke informatie mag verstrekken aan de opvolgend accountant. Ten eerste als dit volgens de wet verplicht is. En ten tweede als de opvolgend accountant vraagt naar deze specifieke informatie en de voorgaande accountant vindt het noodzakelijk vertrouwelijke informatie te verstrekken om de aanvaardbaarheid van een opdracht te kunnen beoordelen.
Een voorbeeld van deze situatie is wanneer je je opdracht hebt beëindigd omdat je klant bewust niet aan wet- en regelgeving heeft voldaan en de klant dit niet wenste te herstellen. Voor de opvolgend accountant kunnen dergelijke situaties een overweging zijn om de opdracht niet te aanvaarden. Maar als je een Wwft melding hebt gedaan voor je voorgaande klant, mag je wél aangeven wat er op hoofdlijnen heeft gespeeld, maar niet of er daadwerkelijk een melding is gedaan bij de FIU.
Let bij een collegiaal overleg dus goed op de balans tussen wat je wel en niet vertelt aan de opvolgend accountant, en documenteer dit in het dossier van je ex-klant.
Meer weten?
Wil je meer weten over de toepassing van onze fundamentele beginselen? We schreven er eerder over in blog 70 ‘Objectiviteit, oh zo lastig in de praktijk’ en blog 13’ Kun je zomaar een klantrelatie opzeggen? Of volg de e-learning Basiskennis VGBA en ViO. Dan weet je wat de VGBA-elementen zijn én wat je moet doen bij bedreiging van fundamentele beginselen.