Kantoren zijn verplicht om een kwaliteitsmanagementsysteem te hebben geïmplementeerd volgens SKM1. SKM1 is veel meer omvattend dan de huidige NVKS en vraagt om een risicogerichte aanpak. In het vorige blog hebben we het waarom van de SKM1 behandeld en de belangrijkste wijzigingen aangegeven. SKM1 geeft kwaliteitsmanagement vorm door middel van 8 componenten van het gehele systeem. In dit blog gaan we dieper in op deze componenten van SKM1 en geven we je praktische voorbeelden.

Wat zijn de 8 componenten in SKM1?

In het figuur hieronder hebben we de 8 componenten opgesomd. De afbeelding laat zien dat de componenten allemaal met elkaar samenhangen. Immers de zienswijze vanuit SKM1 is dat de kwaliteit van een kantoor niet lineair functioneert maar een continu en met elkaar samenhangend proces is. Dit proces speelt steeds in op veranderingen in de aard van het kantoor en de omgeving waarin het kantoor opereert.

De 8 componenten toegelicht

Component 1: het risico-inschattingsproces van het kantoor

Dit onderdeel gaat over het proces van de op risico’s gebaseerde benadering van kwaliteitsmanagement. Onderdeel van dit proces is het vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen en het identificeren en beoordelen van kwaliteitsrisico’s om de gestelde doelen te bereiken. Dat doen we al, zul je denken. Ja dat klopt, maar de SKM1 gaat wel verder dan de huidige regelgeving. In alle situaties moeten namelijk de componenten 2 tot en met 7 die we hieronder benoemen worden doorlopen. Er is dus minder ‘vrijheid’ om de risico’s in te vullen.

Component 2: governance en leiding

De tweede component betreft de cultuur van een organisatie en leiderschapsverantwoordelijkheid. Onder deze kop valt ook de organisatiestructuur en op welke wijze rollen en verantwoordelijkheden worden toegewezen. Dit element gaat dus over het creëren van een kwaliteitsgerichte omgeving.

Voorbeelden kunnen zijn:
De rol van het kantoor bij het dienen van het algemeen belang.
Het belang van beroepsethiek, – en waarden.
Toon aan de top
Toewijding aan kwaliteit door al het personeel hierin mee te nemen
Kwaliteit verankeren in de strategische beslissingen en acties van het bedrijf

Component 3: relevante ethische voorschriften

Dit component omvat dat het kantoor moet vaststellen dat de kwaliteitsdoelstellingen gericht zijn op het vervullen van de relevante ethische vereisten door het kantoor en zijn personeel, zowel intern als extern. Ook bij dit onderdeel is schaalbaarheid van belang. De toelichting van de SKM1 geeft het volgende voorbeeld:

Component 4: aanvaarding en continuering van cliëntrelaties en specifieke voorschriften

Het vierde onderdeel behandelt het al dan niet accepteren of voortzetten van een klantrelatie of specifieke opdracht. SKM1 geeft aan dat dit onderdeel gericht kan zijn op:

  • De informatie die verzameld moet worden over de aard en omstandigheden van de opdracht specificeren.
  • De factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen of het kantoor in staat is de opdracht uit te voeren opsommen.
  • De soorten opdrachten die door het kantoor mogen worden uitgevoerd aangeven.

Component 5: opdrachtuitvoering

De vijfde component behandelt acties om de consistente uitvoering van kwaliteitsopdrachten te bevorderen en te ondersteunen. Het gaat dan om hoe een kantoor opdrachtteams ondersteunt wanneer er bijvoorbeeld verschillen van inzicht zijn binnen het opdrachtteam of hoe er toezicht wordt gehouden op de opdrachtteams. Feitelijk moet iedereen binnen het kantoor er altijd van doordrongen zijn dat zij altijd kwaliteit moeten leveren.

Component 6: middelen

Dit element betreft het verkrijgen, ontwikkelen, gebruiken, onderhouden, alloceren en toewijzen van middelen om de implementatie en werking van het systeem van kwaliteitsmanagement mogelijk te maken. Dit kunnen technologische, intellectuele en menselijke hulpbronnen zijn. Een voorbeeld van deze component is het opleiden van personeel, personeelsgebrek en de daarmee gepaard gaande werkdruk.

Component 7: informatie en communicatie

De zevende component gaat over het verkrijgen, genereren of gebruiken van informatie over de implementatie en werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. Al eerder bespraken we in een blog dat je het beste de benodigde data voor bijvoorbeeld de AFM en SIRA zou moeten combineren. Daar komt de informatie voor SKM1 nu bij.

Component 8: het monitoring- en herstelproces

En tot slot gaat het laatste onderdeel over monitoring en het systeem als geheel te beoordelen. Informatie over het ontwerp, de implementatie en de werking van het systeem voor kwaliteitsbeheer is nodig om passende maatregelen te nemen om te reageren op tekortkomingen. Plan, Do, Check, Act dus.

Breng in kaart in hoeverre jouw kwaliteitssysteem moet worden aangepast aan SKM1. Start met het bepalen van de kwaliteitsdoelstellingen en de kwaliteitsrisico’s van jouw kantoor.

Meer weten?

Wil je meer weten over de SKM1? Volg de e-learning ISQM1, waarin je in ongeveer 2 uur snel en efficiënt inzicht krijgt in alle componenten van deze standaard voor kwaliteitsmanagement. Goed om te weten: deze e-learning is Engelstalig.